Vad är programvara för dokumentavbildning?

Dokumentavbildningsmjukvara är ett program som används i dokumenthantering för att konvertera pappersdokument till digitalt format. Skannrar används för att mata in dokumentinformation, och därefter namnger och sparar dokumentbildsprogramvaran dokumenten, använder optisk teckenigenkänning (OCR) för att göra dem sökbara och redigerbara och arkivera dem. Dokumentavbildningsmjukvara kan integreras med multifunktionsutrustning (MFP) så att programvaran kan hantera dokument när de skannas.

Ofta innehåller dokumentavbildningsmjukvara inbyggda funktioner för att effektivisera och kontrollera redigering av lagrade dokument. Vissa applikationer har möjligheten att kolla in ett dokument för att se till att endast en användare kan redigera ett dokument åt gången. Programvaran kan också underlätta godkännandeprocesser så att ändringar inte tillämpas på dokument förrän angivna administratörer godkänner dem.

Programvaran har vanligtvis ett eget grafiskt användargränssnitt för lagring och lokalisering av filer. Gränssnitt kan inkludera drag-and-drop-funktioner och ibland integrera sökmotorer som liknar dem som används för att söka på Internet så att användare snabbt och enkelt kan hitta filer. Dokument lagrade i programvaran kan skrivas ut, e-postas och faxas digitalt. En del programvara gör att användare kan kommentera dokument med inbyggda kommentarfunktioner.

Dokumentavbildningsmjukvara inkluderar ofta möjligheten att integrera dokument med andra program. Dokument kan sparas i portabelt dokumentformat (PDF) och Microsoft® Office-kompatibla format, och bilder kan exporteras i format som jpeg och tiff. Data kan också kopieras och klistras in i ordbehandlingsdokument och kalkylblad.

Många företag använder programvara för dokumentavbildning för sina säkerhetsfunktioner. Användare kan tillåtas eller nekas åtkomst till vissa filer baserat på användarnas behörighetsnivå, och filer kan låsas för redigering, eller ändringar kan kräva godkännande innan de tillämpas på dokument. Förutom att tillhandahålla säkerhet genom att kontrollera åtkomst till och ändra dokument, ger programvara för dokumentavbildning affärssäkerhet eftersom digitala filer, till skillnad från papperdokument, enkelt och regelbundet kan säkerhetskopieras. Detta gör det möjligt för företag att skydda dokument i händelse av katastrofala händelser som eld eller översvämning.

Programvara för digital avbildning har också flera andra fördelar. Förutom att ge ökad säkerhet, sparar digitala filer lagringsutrymme. Datorfiler är mer lättillgängliga och lättare att dela än pappersdokument, särskilt för stora, spridda arbetsgrupper. Programvara som innehåller automatisk arkiveringsfunktioner kan också spara administrativa kostnader. Eftersom de flesta dokument i slutändan används elektroniskt ger arkivering och lagring av dem i elektroniskt format kontinuitet, konsoliderar arbetsflöden och sparar tid.