Vad är elektronisk datautbyte?

Elektronisk datautbyte är ett verktyg som används för att underlätta överföring av data mellan två separata system. Det finns flera regler och protokoll kring denna typ av datautbyte som måste samordnas i förväg. Det vanligaste skälet för att inrätta en elektronisk datautbyte är att tillhandahålla ett säkert och billigt sätt att ge känslig information till antingen en klient eller affärspartner. Denna typ av dataöverföring finns ofta i banker, myndigheter eller andra branscher där en hel del detaljer krävs.

För att skapa en elektronisk datautbyte måste leverantören och mottagaren ha ofta kommunikation. Denna typ av projekt tar vanligtvis fyra till sex veckors dedikerade ansträngningar för båda sidor att slutföra. Varje sida bör bygga ett projektgrupp som innehåller en utvecklare eller programmerare som har erfarenhet av programvaran som kommer att ta emot eller överföra datafilen. Dessutom krävs ofta säkerhets- eller infrastrukturpersonal för att bestämma hur informationen ska utbytas och vilka säkerhetsprotokoll som måste finnas på båda sidor.

Det första steget i utvecklingen av en elektronisk datautbyte är att identifiera formatet och layouten för filen som ska överföras. Detta inkluderar de exakta uppgifterna som kommer att tillhandahållas i filen, det faktiska datumet och hur ofta filen kommer att skickas. Till exempel måste en datafil för böcker som köps av ett bibliotek från en utgivare innehålla identifikationsnummer, kvantitet, belopp, valuta, köpdatum, kundkontonummer och en unik filidentifierare. Formatet kan variera, men är ofta kommaseparerade värden (CSV) eller text (TXT).

När formatet har bekräftats måste layouten för data granskas. I en elektronisk datautbyte laddas filen vanligtvis direkt in i ett datorsystem. Ett program krävs för att översätta varje kolumn med data i filen till rätt fält. Denna översättning är ofta ganska tidskrävande, särskilt för den första filen. När en mall har upprättats rör sig processen mycket snabbare.

Filens säkerhet och tillgång till olika system är nästa problem som måste tas upp. Detta uppnås oftast genom skapandet av en filöverföringswebbplats eller FTP. Den här webbplatsen är egentligen bara en nätverksenhet som är tillgänglig via Internet. Ett användarnamn och lösenord tillhandahålls avsändaren, som sedan kan ladda upp filen efter behov. Mottagaren meddelas att en fil är tillgänglig och kan sedan ladda ner filen från webbplatsen och ladda upp den till huvudsystemet.