Vad är Groupware?
Groupware är mjukvara som underlättar en grupp människor som arbetar inom samma system eller applikation, oavsett var de råkar vara. Sådana gruppvaruapplikationer är vanligtvis e-post, nyhetsgrupper och chatt. Vanliga gruppvaruapplikationer som lätt känner igen dagens datoranvändare inkluderar Lotus Notes, e-postserversystem som FirstClass och Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink och Workspot.
Vissa experter delar gruppvaror i tre kategorier: kommunikationsverktyg, konferensverktyg och samarbetshanteringsverktyg. Kommunikationsverktyg inkluderar e-post, fax och röstbrevlåda. Konferensverktyg inkluderar data, röst och videokonferenser; och anslagstavlor och chattrum. Samarbetshanteringsverktyg inkluderar elektroniska kalendrar, projektledningssystem och arbetsflödessystem.
Andra experter delar gruppvaror i två kategorier relaterade till tid och två andra kategorier relaterade till plats. När anställda använder en applikation samtidigt är det synkron gruppgrupp; arbetare som använder samma applikation vid olika tidpunkter använder emellertid asynkron gruppvara. De platsrelaterade kategorierna är samlade, gruppvaror som används av människor på samma plats; och distans, gruppvaror som används av människor på olika platser.
Företag använder gruppvaror av olika skäl. Ett huvudskäl är att kringgå det traditionella problemet med att ha anställda på olika platser som behöver arbeta med samma applikation. Genom att logga in på ett nätverk eller intranätserver kan anställda på olika platser komma åt samma applikation och dra nytta av andras olika perspektiv och åsikter. Denna funktionalitet är en primär aspekt av telekommunikation. Om du kan logga in på företagsservern var som helst, behöver du inte vara på kontoret för att få åtkomst till viss gruppvara.
Telekommunikation kan spara resekostnader för både företag och anställda. Det kan också möjliggöra kommunikation i realtid när det annars skulle vara omöjligt. Denna kommunikation kan främja en större förståelse för målen och målen för ett företags projekt genom gruppdiskussion av varje steg på vägen för att uppnå dessa mål och mål.
En annan användning för gruppvaror är gruppproblemlösning. Många gånger ser vissa anställda saker annorlunda än andra anställda. Om de alla arbetar inom samma applikationsram kan de lösa problem kollektivt och spara företaget tid och pengar. Utan gruppvaror skulle sådant samarbete i realtid inte vara möjligt.