Vad är kunskapshanteringsprogramvara? (med bilder)

Programvara för kunskapshantering är ett verktyg eller uppsättning verktyg som används för att elektroniskt samla in, organisera, dela och granska affärsinformation bland olika användare. Konceptet kunskapshantering (KM) utvecklades på 1990-talet då företag kämpade med effektiva sätt att hantera och hämta affärsinformation. Företags innehållshanteringssystem utvecklades tillsammans med specifik kunskapshanteringsprogramvara för att underlätta insamling och distribution av kunskap. För närvarande finns det hundratals olika verktyg för KM-programvara, var och en designad för en viss typ av verksamhet.

Olika grupper som kundservice, informationsteknologi (IT), detaljhandel, vetenskap, teknik, myndigheter och utbildning kan behöva specialiserad programvara för kunskapshantering. Till exempel hanterar viss KM-programvara information om klienter eller kunder för att förbättra försäljningen och kundsupporten. En annan typ kan samla information om anställdas färdigheter, talanger, utbildning och affärsutbildning för att utnyttja expertis som kan ha blivit obemärkt tidigare. Vissa verktyg hanterar arbetsflödet, tillhandahåller utbildning eller standardiserar processer genom steg-för-steg-instruktioner eller manualer.

Kunskapshantering börjar med insamlingen av tillgänglig information. Pappersdokument, e-post, .pdf- eller ordbehandlingsfiler, ritningar eller grafik, webbinnehåll, handskrivna dokument, mikrofilm eller mikrofiche och digitala filer är alla möjliga ingångar. En ämnesexperts kunskap kan också skrivas ned och läggas till kunskapsbasen. Specialverktyg kan konvertera olika informationsingångar till ett standardformat och förbättra kvaliteten på den resulterande dokumentationen. Den resulterande kunskapsuppsättningen lagras vanligtvis i en kraftfull databas.

När information har samlats in används andra program för verktyg för kunskapshantering för att hantera informationen. Dokument och filer kan länkas, indexeras och kategoriseras så att de enkelt kan skannas och nås med hämtningsverktyg. Viss information kan behöva versionskontroll så att användare säkert bara använder den mest aktuella informationen, medan tidigare versioner arkiveras. KM-verktyg tillåter flera användare att samarbeta för att skapa information och hantera en gransknings- och godkännandeprocess. Andra funktioner kan inkludera åtkomstkontroller, arkiv- och hämtningsfunktioner och konvertering till olika utgångstyper.

Det finns många affärsfördelar med att använda programvara för kunskapshantering. Det minskar behovet av företag att hantera och lagra stora mängder papper eller poster i olika format med olika lagringskrav. Information kan hämtas snabbare från en bredare mängd källor och kan delas och kontrolleras lättare. KM-verktyg gör det möjligt för användare att samla in information om informationen, t.ex. statistik, produktivitet, återkommande eller vanliga problem och arbetsflödesuppdelningar. Av dessa skäl fortsätter kunskapshanteringsprogramvaran att växa i popularitet, komplexitet och praktisk tillämpning.