Vad är online-dokumenthantering?
Online-dokumenthantering är en tjänst som gör det möjligt för människor att se, dela, ändra och kontrollera dokument online. Ett antal företag erbjuder dokumenthanteringstjänster online, och vissa företag skapar sina egna system för internt bruk. Vissa tjänster är gratis, medan andra tar ut avgifter för att underhålla tjänsten och ge extra fördelar och tjänster. Det är inte ovanligt att företag erbjuder en serie kontorsrelaterade tjänster med online-dokumenthantering så att människor kan få tillgång till allt de behöver på ett ställe.
Det finns ett antal skäl till varför människor kanske vill ha tillgång till dokument online. En av de vanligaste orsakerna är önskan att ha ett virtuellt kontor. Med ett virtuellt kontor är någon inte bunden till en specifik plats eller dator; det är möjligt att logga in var som helst i världen för att visa dokument online. Dessutom kan människor dela sitt virtuella kontor, till exempel när en redaktör arbetar med en klient i ett annat land. Klienten kan lägga ut dokument online för visning och modifiering av någon av parterna, en mycket mer effektiv metod än att skicka dokument eller skicka e-post till dem.
Online-samarbete är också enklare med online-dokumenthantering. Vissa företag har produkter som är särskilt utformade för att underlätta samarbete, vilket gör att flera personer kan loggas in i ett dokument på en gång, göra ändringar och lägga till kommentarer. Elektronisk dokumentlagring kan också vara användbart som en säkerhetsåtgärd, och se till att om dokumentet skadas i andra format och platser, det fortfarande kommer att vara tillgängligt online.
Det är möjligt att göra onlinedokument offentliga eller privata. Människor ger ibland CV, urklipp och liknande dokument i ett delat format så att blivande kunder och intresserade mediemedlemmar enkelt kan komma åt dem. Å andra sidan kanske personer som arbetar med ett konfidentiellt projekt föredrar ett lösenordsskyddat område för sina dokument för att se till att de inte ses av obehörig personal. Människor kan vanligtvis justera sekretessinställningarna, inklusive vem som får se dokumentet när som helst.
Personer som är intresserade av dokumenthantering online kan betjäna från ett antal tjänster. Det är viktigt att tänka på vilka typer av funktioner som kan behövas innan du registrerar dig med en tjänst, och det kan också vara klokt att fråga andra som kommer att arbeta med samma dokument om de föredrar det. Till exempel kan någon redan ha prenumeration på en tjänst och föredrar att arbeta med den snarare än att prenumerera på en annan tjänst.