Vad är Print Management?

Utskriftshantering kan ha många definitioner. Det kan bäst beskrivas som kontroll, underhåll och övervakning av en utskriftsmiljö och dess produktivitetsnivåer. I allmänhet kan en administratör som arbetar med utskriftshantering hantera alla skrivare i sitt nätverk. Han har statusuppdateringar i realtid på skrivare och det nätverk de fungerar på. I huvudsak kan han hantera flera skrivare och deras miljöer från en dator. Om administratören inte deltog i skrivarhanteringsaktiviteter kan han behöva tendera att varje dator individuellt.

Tryckhantering är tänkt att ge företag och organisationer verktygen för att få ut mesta möjliga av sina resurser. Utrymme, hårdvara, mjukvara och tid - som med tidsfrister - beaktas alla när man försöker effektivisera utskriftsoperationer. Företagare kan välja att lägga ut sina utskriftshanteringsaktiviteter och följa råd från professionella som tillhandahåller utskriftshanteringstjänster. Till exempel kan en tredjeparts utskriftshanteringstjänst utvärdera ett företags utskriftsprocesser och erbjuda förslag som uppgraderingar av hårdvara och mjukvara, flytt av utrustning eller tillägg av en anställd för att öka produktiviteten.

Rapporter som tillhandahålls av grundläggande utskriftshanteringsaktiviteter kan hjälpa en administratör att hålla koll på vad som händer i hans utskriftsmiljö. Om en administratör identifierar aktiviteter som han tror kan bidra till ett problem senare, kan han vidta åtgärder för att ändra beteenden i utskriftsmiljön. Till exempel kan en administratör som märker papper som slösas ut införa utskriftsgränser eller kräva att användare använder alternativ som möjliggör dubbelsidig utskrift.

Utskrifthantering kan också hjälpa en administratör i sina felsökningsinsatser. Meddelanden och skript kan skickas på distans via systemet för att lösa problem. Dessa problem kan variera i omfattning från enkla toner- och pappersändringar till systemfel. Eftersom små problem fångas innan de blir större kan behovet av större teknisk support minskas.

Förutom att effektivisera verksamheten kan tryckhantering hjälpa till att spara pengar och öka produktiviteten för ett företag eller organisation. Till exempel inkluderar fördelaktiga utskriftshanteringsaktiviteter de som minskar avfallet och minimerar mängden reparationer som krävs för att hålla en tryckmiljö i drift. För att verkligen uppleva fördelarna med utskriftshantering måste ändringar göras i enlighet med ett företags specifika behov.