Vad är upphandlingsprogramvara?
Det finns två huvudtyper av programvara för upphandling: elektronisk upphandling eller logistikhantering. Upphandlingsprogramvara är vanligtvis en del av en ERP-lösning eller ett redovisningspaket. De flesta mjukvaruleverantörer erbjuder en helt integrerad lösning som integrerar inköpsaktivitet i bokföringssystemet. Fördelen med denna typ av programvara är förmågan att exakt rapportera om alla ekonomiska åtaganden när som helst.
Upphandling eller inköp är all aktivitet som hänför sig till förvärv av varor och tjänster för användning av verksamheten. Ett standardiserat upphandlingssystem gör det möjligt för användare att skapa inköpskrav, varukvitton, inköpsorder och fakturor. Varor returnerar, kreditmemo och leveransbekräftelse är alternativ som ofta ingår i den här typen av programvara. Den bästa upphandlingsprogramvaran inkluderar betydande rapporteringsfunktioner, automatiserade godkännandearbetsflöden och åtagandespårning.
Elektronisk upphandling, eller e-upphandling, är en upphandlingsprogramvara som används för att köpa varor från andra leverantörer via deras webbplatser. Vanligtvis loggar användaren in i en intern elektronisk upphandlingslösning ansluten till bokföringsprogramvaran. Användaren kan välja från en lista över godkända leverantörer och bläddra i sina kataloger för produkter. När du väljer produkterna noteras artiklarna i den elektroniska upphandlingsprogramvaran.
Användaren måste tilldela de interna kontona till artiklarna i kundvagnen. Den interna godkännandeprocessen utlöses sedan, vanligtvis med automatiska e-postmeddelanden eller relaterade verktyg. Efter godkännande skickas en elektronisk inköpsorder till leverantören. När artiklarna tas emot loggar användaren tillbaka till det elektroniska upphandlingssystemet för att bearbeta godsmottagandet.
Den elektroniska faktureringsprocessen gör det möjligt för godkända företag att lämna in sina fakturor direkt till kunden elektroniskt. De flesta system har en automatisk process för att se till att endast beställningar som har mottagits skickas in för betalning. Andra företag kräver att varje faktura granskas och godkänns manuellt innan de behandlas för betalning.
Programvara för elektronisk upphandling har haft en enorm tillväxt de senaste fem åren och förväntas fortsätta växa. Det finns betydande besparingar tillgängliga för institutioner som genomför elektroniska upphandlingar. Besparingarna är både hårda dollarbesparingar på grund av den reducerade tiden för att bearbeta fakturor och mjuka dollarbesparingar på grund av reducerad personaltid som krävs för att behandla en order. Standardupphandlingsprogramvara är en vanligt förekommande kontrollmekanism för att spåra utgiftsaktivitet och övervaka priserna som leverantörerna tar ut, samt för att säkerställa att policy följs.