Vad är källdata?

Källdata är en term som används för att beskriva ursprunget till information som används för att skapa elektroniska data. Data av den här typen skapas vanligtvis på ett av två sätt. En metod är att skanna papperskopior och skapa elektroniska filer av dessa papperskopior. Ett annat tillvägagångssätt är att läsa informationen på papperskopian och mata in data i ett elektroniskt format med hjälp av ett tangentbord och någon typ av dataprocessprogramvara. Detta gör det möjligt att placera kildedata i lagring medan den elektroniska informationen som följer med kan användas när och som önskat, utan att behöva ständigt hämta det ursprungliga källdokumentet.

Skanna kildedata är en vanlig metod för att bevara värdefulla papperskopior som kan vara i fara för att försämras. Skanningsprocessen gör det möjligt att skapa en elektronisk bild av originaldokumentet. Att göra det är särskilt användbart med källdata som historiska dokument som affärsavtal, folkräkningsrapporter, gärningar och andra typer av register. Genom att använda de elektroniska kopiorna är det möjligt att hänvisa till och använda den information som finns i dokumenten utan att utsätta originalet för ytterligare slitage.

Det finns några exempel på skannrar som gör mer än bara skapa en elektronisk bild av källdata. Ett exempel är en skanner som är programmerad för att behandla information som finns på ett visitkort. I stället för att skapa en elektronisk fax på kortet läser skannern faktiskt informationen och hänför den till specifika fält som namn, adress, telefon- och faxnummer och e-postadresser. Informationen som erhålls från källdata deponeras sedan i en databas som är kompatibel med skannermjukvaran, vilket sparar mycket tid vid datainmatning och skapande av e-postlistor.

Ofta ger källdata den information som används i olika datainmatningsuppgifter. I den här applikationen finns det inget försök att använda skanningsprogramvara för att skapa bilder eller extrahera data från källan. Istället läser individer kildedata som finns på papperskopior och skriver informationen i någon typ av databas. Detta skapar datorlagring av data som har stöd med hårddiskens källdata och ger fördelen att kunna redigera eller dela den elektroniska informationen med andra utan att behöva dela källdokumentet. Informationen kan också kombineras helt eller delvis med data från ytterligare källor vid behov, så att källdokumentet kan förbli intakt och bevaras i sin ursprungliga form.