Vad är Total Print Management?
Total utskrifthantering skiljer sig från genomsnittliga utskriftshanteringsaktiviteter genom att det är en fördjupad bedömning av skrivarinfrastrukturen. Den tar hänsyn till hårdvara, programvara och praktiska utskriftstjänster när den bestämmer hur väl dessa tjänster fungerar. Total utskrifthantering kan öka kvaliteten och lönsamheten för en utskriftsoperation. Om en företagare lägger ut den totala utskriftshanteringen till ett annat företag kan han eventuellt få förslag på hur han kan göra sin utskriftsmiljö mer livskraftig efter att ha granskat produktivitetsbedömningarna och gjort efterföljande driftsförändringar.
Genom att investera i total utskriftshantering kan administratörer kunna göra sitt utskriftsnätverk mer effektivt och hanterbart. Vissa rapporter indikerar att företag kan sänka sina tryckkostnader med så mycket som 30%. Förslag för att hantera produktiviteten kan inkludera att köpa ny, multifunktionell utrustning eller helt enkelt konfigurera om gammal utrustning och flytta den. Om en utskriftsadministratör gör ändringar som dessa kan procentandelen besparingar och lönsamhet öka ännu mer.
Total utskriftshantering kan ge en praktisk bild av en utskriftsoperation. Rapporter som beskriver skrivaranvändning kan till exempel ge en administratör insikt i hur väl och hur ofta hans skrivare används. Med hjälp av dessa rapporter kan han kanske effektivisera operationerna så att effektiv skrivaranvändning maximeras. Nästan alla aspekter av en utskriftsoperation kan styras och hanteras genom ett totalt utskriftshanteringsprogram, från orderinmatning och frakt till lagerhantering och intern mjukkostnadsminskning.
Ett totalt program för utskriftshantering kan direkt påverka individer som är involverade i utskriftstjänster, från kunder till specialister inom informationsteknik. Eftersom total utskriftshantering kan erbjuda administratörer möjlighet att förbättra sina supporttjänster kan specialister inom informationsteknik hitta sina jobb enklare och kan ägna mindre tid åt att felsöka utskriftsproblem. Detta frigör tid för specialisterna för att optimera utskriftstjänster. Därefter kan kunder njuta av ökad och snabbare produktion av dokument, om de använder de tjänster som informationsteknologer upprätthåller under det totala utskriftshanteringsprogrammet.
Dessutom kan ett program förse administratörer med portföljer och profiler. I dessa kan nya utskriftshanteringsstrategier rekommenderas till administratörer som vill öka produktiviteten och spara pengar, samt ge de bästa utskriftstjänsterna möjliga för kunderna. Med denna information kan oväntade reparationskostnader hanteras och undvikas. Riskerna kan minimeras genom att spåra tillgångar och redovisa alla driftskostnader. Framtida operationer kan också planeras för med prognoser inom både expansion och teknik.