Vad är webbaserat samarbete?
Webbaserat samarbete är ett framsteg inom teknik som gör det möjligt för ett team av individer från olika punkter runt om i världen att arbeta med ett enda projekt, precis som om de sitter tillsammans i samma skåp. Detta fenomen kallas också ofta för online-samarbete, webbsamarbete eller internet-samarbete. Webbaserat samarbetsverktyg som online-lagring av filer, webbtelefonkonferenser och realtidsredigering gör det möjligt för teamarrangörer att utnyttja teammedlemmarnas styrkor där de behövs mest, oavsett geografiska begränsningar. De enskilda medlemmarna i teamet har tillgång till de olika projektfiler som behövs, vilket gör att de kan läsa och redigera filerna i realtid.
Programvaran som används i webbaserat samarbete tjänar ett antal syften. En viktig funktion är dess förmåga att möjliggöra kommunikation i realtid mellan enskilda teammedlemmar och den digitala verksamhetsbasen. Webbaserad samarbetsprogramvara kan innehålla förmågorna i textbaserad gruppchatt och privata meddelanden, eller den kan inkludera realtidsljud och videotelkonferenser. Denna förmåga att kommunicera effektivt är en av de viktigaste funktionerna i samarbetsprogramvara: det håller alla teammedlemmar fokuserade på framåtmomentet i projektet.
Webbaserad samarbetsprogramvara har också förmågan att lagra och redigera filer från en avlägsen plats. Medan vissa företag kanske väljer att lagra projekt i den hemmabaserade företagsservern som lätt kan nås av datorerna i det lokala nätverket, är molnlagring ett annat alternativ som kan vara mer användbart för webbaserade samarbetsinsatser. Molnlagring gör att projektfiler och dokument kan lagras på en avlägsen plats som är tillgänglig för individer som känner till platsen och har fått tillgång till dessa filer. Att använda molnbaserade fillagringsmetoder är ofta att föredra framför intern lagring av filer eftersom det tar bort en del av belastningen från de lokala nätverksservrarna. Det håller också filer säkrade på en sekundär plats i händelse av systemfel eller katastrof, och möjliggör en enkel metod att samarbeta med fjärrlagsmedlemmar utan att offra säkerheten i ett lokalt nätverk.
En annan viktig egenskap hos webbaserad samarbetsprogramvara är förmågan att utföra realtidsredigering på projektdokument. Realtidsförändringar gör det möjligt för teammedlemmar att implementera projektförändringar nästan omedelbart och därmed minska utvecklingen och förbättra effektiviteten. I högre än webbaserade samarbetsverktyg kan denna realtidsredigeringsfunktion också åtföljas av en ändringslogg eller spårningssystem. Ett sådant system kan hålla reda på vem som har gjort specifika ändringar i dokumentet och vad som har ändrats om filen behöver återställas till sin ursprungliga form.