Vad är webbkonferenser?
Som ett sätt att lägga till visuell data till en ljudkonferens erbjuder webbkonferenser ett relativt billigt sätt att skapa en virtuell arbetsmiljö med personer över hela staden eller över hela världen. Här är några grunder om webbkonferenssteknik, alternativ och applikationer.
Tänkt som en följeslagartjänst till ljudkonferenssamtal kom webbkonferenser först på massmarknaden under 1990-talet. Före den tiden hade webbkonferenser betraktats som en premiumtjänst som bara de mer välmående företag och organisationer hade råd att använda. Tekniska framsteg under slutet av 1980-talet gjorde det dock uppenbart att Internet kunde stödja en enkel miljö för presentationsdelning som skulle vara ett idealiskt sätt att dela, diagram, kalkylblad och annan information med personer medan man fortfarande använder ljudkonferenssamtal för muntlig kommunikation.
De tidigaste webbkonferenser förlitade sig starkt på att ladda upp och cache en applikation på hårddisken för varje person som var planerad att delta i ett webbmöte. Uppladdningen skulle inkludera filer som skulle användas under mötet. I själva verket skulle konferensens ledare eller ledare komma åt dessa filer under konferensen och kontrollera deras visning under mötet.
Många personer invände emellertid detta tillvägagångssätt, eftersom proprietär information nu var inrymt på ett antal hårddiskar. Konferensledaren var tvungen att förlita sig på deltagarnas storhet att radera känsliga filer från hårddisken efter mötet. Med tiden förbättrades tekniken för att möjliggöra automatisk radering av filerna när konferensen var över. Fram till idag finns det fortfarande webbkonferensleverantörer som kräver att deltagarna loggar in minst trettio minuter före live-möten och går igenom den här uppladdningsprocessen.
Under början av 1990-talet började alternativa lösningar för webbpresentationer komma till. En typ av tjänst förlitade sig starkt på användningen av skapandeverktyg för presentationsdelning, till exempel PowerPoint. Med denna typ av webbkonferenser skulle ledaren ladda upp en bildpresentation till servern för webbkonferenstjänsten. Bilden konverterades till grundläggande HTML-bilder och sparades på leverantörens server. Med hjälp av inloggningsuppgifter kunde ledaren logga in och aktivera ett möte genom att välja från en lista med sparade presentationer att dela med de deltagande. Denna inställning vädjade mycket till personer som reste och inte alltid kunde vara på sin egen dator för att driva mötet. Så länge presentationen hade laddats upp till webbkonferensservicen i förväg skulle alla datorer med en internetanslutning och en mediaspelare vara tillräckliga.
För deltagare eliminerade denna nyare form av webbkonferenser cachningen av alla filer på deras hårddiskar. Allt som krävdes för att de skulle delta var en URL till inloggningssidan och ett lösenord. Eftersom presentationen konverterades till grundläggande HTML-bilder, behövde deltagarna inte annat än en mediaspelare för att se presentationerna. Det fanns ingen inloggning tidigt för att ladda ner någonting. Webbkonferenser blev lite renare för alla.
Under årens lopp har datorkonferenser blivit mer användarvänliga, även när ytterligare funktioner lades till. Ljudströmning gör det möjligt för deltagarna att lyssna på ljudet när de ser presentationerna idag. De flesta webbkonferensverktyg i dag tillåter inte bara dokumentvisning, utan också ledarens möjlighet att avbryta kontrollen så att deltagarna kan arbeta med ett brev, ett kalkylblad eller en presentation tillsammans.
Meddelandeförmågor på många webbkonferenssystem gör det möjligt för deltagarna att skicka privat meddelande till ledaren, som kan svara privat eller publicera meddelandet till hela gruppen för diskussion. Deltagarlistor för både ledare och deltagare gör att alla kan se vem som för närvarande är på konferensen, när personer går med och hur länge människor är i webbpresentationsmötet. Inspelningsförmåga möjliggör synkronisering av röst och visuella bilder till en permanent post som ledaren kan dela med andra vid ett senare tillfälle.
Webbkonferenser har visat sig vara ett användbart och kostnadseffektivt verktyg för många företag och organisationer av alla storlekar. Eftersom produkten förbättras med ytterligare funktioner under de kommande åren kommer den utan tvekan att ge ett ännu mer användbart sätt att kommunicera med personer över hela världen.