Vad är Workflow-programvara?
Workflow-programvaran ger ett sätt för en dator att uppnå sin högsta potential - att göra arbete för användaren så att han eller hon kan komma igång med andra viktiga uppgifter. Denna programvara finns i många funktioner, och några av de mest kända gör några av de vanligaste datoruppgifterna.
En av fördelarna med arbetsflödesmjukvara är att det kan spara en användares tid genom att automatisera rutiner och subroutiner som han eller hon annars skulle spendera tid på, till exempel datainmatning och e-postfiltrering. Programvaran kan konfigureras för att bearbeta datainmatning på ett sådant sätt att den körs i bakgrunden, så att användaren kan koncentrera sig på andra viktigare uppgifter. Detsamma gäller för e-postfiltrering, processen för att spärra e-postmeddelanden i olika mappar enligt instruktioner som antingen är förinstallerade eller installerade av användaren.
Återförsäljare som specialiserar sig på online- och / eller telefonbeställningar från kunder tycker ofta mycket att gilla i arbetsflödesprogramvara. Den här typen av applikationer kan automatisera sådana normalt tidskrävande uppgifter som orderbehandling, återbetalningar och spårning av varor. Det kan konfigureras för att hantera sådana uppgifter och garantera att all data kommer till rätt platser. Detta är en sidofördel av att använda programvaran: möjligheten att undvika mänskliga fel som oundvikligen dyker upp i affärsrelaterade uppgifter.
Med den ökande populariteten för elektronisk kommunikation skickar och tar emot fler anställda e-post, fax och digitala bilder. Skannrar används ofta för att skapa sådana digitala filer. Arbetsflödesmjukvara kan också hjälpa här genom att automatisera skannings- och skickningsprocessen. En användare kan konfigurera sin programvara för att göra detta genom att utse en Scan- mapp, säga och instruera programmet att skanna allt som finns i mappen och bifoga resultatet till ett e-postmeddelande. I vissa fall kan en användare till och med numrera filerna och utse motsvarande e-postadresser, så han eller hon behöver inte spendera tid på att adressera varje enskild e-post.
En annan användbar uppgift som utförs av denna typ av programvara är filkonvertering. En av de mest populära typerna av filkonvertering idag är att göra PDF-filer ur nästan alla andra typer av filer. Adobe®, skaparen av pdf, skapar programvara som tillåter just den här typen av automatisering; andra applikationer gjorda av andra utvecklare erbjuder samma typ av funktionalitet.