ในการคำนวณเงินเดือน บริษัท ต้องกำหนดจำนวนรวมของค่าจ้างที่พนักงานมีสิทธิ์ได้รับก่อน การหักเงินจำนวนมากจะต้องหักออกจากจำนวนเงินทั้งหมดเพื่อจ่ายผลประโยชน์หรือแผนการเกษียณอายุในขณะที่การหักเงินอื่น ๆ จะต้องดำเนินการเพื่อชำระภาษีระดับชาติและระดับท้องถิ่นรวมถึงโครงการของรัฐบาลอื่น ๆ สุดท้ายการหักเงินโดยสมัครใจอื่น ๆ จะถูกหักออกและเงินส่วนที่เหลือจะจ่ายให้กับพนักงาน ในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่หลายแห่งต้องการจ้างบุคคลที่สามเพื่อคำนวณเงินเดือนสำหรับพวกเขาธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่เลือกที่จะคำนวณเงินเดือน
ในการคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องจำเป็นต้องกำหนดค่าจ้างที่เหมาะสม พนักงานหลายคนได้รับเงินเป็นรายชั่วโมงและรับเงินจำนวนหนึ่งสำหรับการทำงานทุกชั่วโมง สำหรับพนักงานรายชั่วโมงจำนวนชั่วโมงที่รายงานที่ทำงานในแต่ละสัปดาห์จะถูกคูณด้วยอัตรารายชั่วโมงด้วยการปรับค่าจ้างสำหรับค่าล่วงเวลาใด ๆ หากทำได้ พนักงานคนอื่น ๆ จะได้รับเงินเดือนตามที่ได้รับจำนวนคงที่ต่อสัปดาห์โดยไม่คำนึงถึงชั่วโมงทำงาน
การรู้วิธีการคำนวณเงินเดือนอย่างถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องพิจารณาการหักเงินทั้งแบบบังคับและแบบสมัครใจ เมื่อมีการกำหนดค่าจ้างทั้งหมด - บางครั้งเรียกว่าค่าจ้างขั้นต้น - กระบวนการหักเริ่มต้น ผลประโยชน์ของพนักงานหลายคนถูกพิจารณาว่าไม่ต้องเสียภาษีและถูกหักออกก่อนหักภาษีของรัฐบาลกลางและรัฐ ซึ่งอาจรวมถึงรายการต่างๆเช่นเบี้ยประกันสุขภาพค่าใช้จ่ายประกันชีวิตเพิ่มเติมหรือเงินออมสำหรับแผนออมทรัพย์ 401K แบบดั้งเดิมหรือโปรแกรมการเกษียณอายุอื่น ๆ
หลังจากหักภาษีก่อนหักภาษีแล้วนายจ้างจะต้องระงับจำนวนเงินที่เหมาะสมจากการจ่ายเงินของพนักงานแต่ละคนเพื่อให้ครอบคลุมโปรแกรมรัฐบาลกลางและรัฐต่างๆ รายได้รวมสถานภาพการสมรสและจำนวนผู้ติดตามที่มีสิทธิ์เป็นปัจจัยทั้งหมดที่ใช้ในการคำนวณเงินเดือนเกี่ยวกับการหักภาษี ณ ที่จ่าย ส่วนของภาษีรายได้ที่ชำระแล้วมักจะได้รับการชดเชยเมื่อสิ้นปีเมื่อถึงเวลาที่ต้องยื่นภาษีรายได้ประจำปีกับ American Internal Revenue Service ทั้งการชำระเงินประกันสังคมและ Medicare จะถูกหักออกและไปสู่การให้เงินทุนแก่โครงการของรัฐบาล ในทางกลับกันภาษีเงินได้อาจถูกเรียกคืนทั้งหมดหรือบางส่วนในแต่ละปีเมื่อมีการยื่นภาษี
การหักเงินสุดท้ายที่ถูกหักจากการจ่ายเงินของพนักงานเป็นการหักเงินโดยสมัครใจและไม่สมัครใจซึ่งอาจไม่ผ่านการพิจารณาภายใต้หมวดหมู่ก่อนหักภาษี การลดความสมัครใจรวมถึงเงินสมทบเพิ่มเติมในแผนการออมเพื่อการเกษียณหรือการหักเงินเพื่อการกุศล การหักโดยไม่สมัครใจมักจะเป็นการจ่ายเงินเลี้ยงดูบุตรหรือค่าเลี้ยงดูที่ถูกหักจากค่าจ้างของพนักงานโดยตรง ตอนนี้นายจ้างได้ทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการคำนวณเงินเดือนแล้วเงินจะถูกกระจายไปยังพนักงานในรูปแบบของการตรวจสอบเงินเดือนหรือเป็นการฝากโดยตรงเข้าบัญชีการตรวจสอบอย่างน้อยหนึ่งบัญชี
