เมื่อคุณตอบสนองต่อคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) คุณจะต้องใส่ใจกับรูปแบบข้อเสนอทางธุรกิจของคุณ การเลือกรูปแบบที่เหมาะสมจะช่วยเพิ่มโอกาสในการชนะสัญญาได้อย่างมาก การเลือกผิดอาจหมายถึงแม้การเสนอราคาในอุดมคติจะล้มเหลว
กฎที่สำคัญที่สุดคือการปฏิบัติตามคำแนะนำใน RFP คุณควรปฏิบัติตามคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับรูปแบบของข้อเสนอของคุณ การทำเช่นนี้เป็นความอนุเคราะห์เนื่องจากมันจะช่วยให้แน่ใจว่าองค์กรมีข้อเสนอของคู่แข่งทั้งหมดในรูปแบบที่คล้ายกันทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบ ที่สำคัญการส่งรูปแบบที่ต้องการจะแสดงว่าคุณยินดีที่จะพยายามปฏิบัติตามคำแนะนำที่ถูกต้อง หากคุณไม่เคยทำงานกับองค์กรมาก่อนหรือมีชื่อเสียงเป็นพิเศษการทำเช่นนี้เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการแสดงว่าคุณจะสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการดำเนินโครงการด้วยตนเองหากคุณได้รับสัญญา
รูปแบบข้อเสนอทางธุรกิจหนึ่งรูปแบบซึ่งเกือบจะแน่นอนที่จะรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดคือห้า Ws - หรือพูดอย่างเคร่งครัดห้า Ws และ H รูปแบบนี้ตอบคำถามพื้นฐานหกข้อเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ รูปแบบมาจากบทกวี Rudyard Kipling ซึ่งเริ่มต้นด้วยการอธิบายรายละเอียดของคำถามหกข้อ:“ ฉันรักษาคนรับใช้ที่ซื่อสัตย์ไว้หกคน พวกเขาสอนฉันทั้งหมดที่ฉันรู้ ชื่อของพวกเขาคืออะไรและทำไมและเมื่อไรและอย่างไรและที่ไหนและอย่างไร”
มีหลายจุดที่ควรทราบเมื่อเลือกรูปแบบข้อเสนอทางธุรกิจสำหรับสัญญารัฐบาล กุญแจสำคัญคือคุณต้องปฏิบัติตามทุกอย่างที่ระบุไว้ใน RFP ทั้งนี้เนื่องจากหน่วยงานของรัฐมักจะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดเกี่ยวกับการเลือกข้อเสนอที่ดีที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการกล่าวหาว่ามีอคติที่ไม่เหมาะสม
นอกจากนี้ยังควรมองหาเอกสารที่มีชื่อว่า“ คำแถลงการทำงาน” ซึ่งมาพร้อมกับ RFP และอธิบายเกณฑ์ในการเลือกข้อเสนอที่ชนะ การเลือกรูปแบบข้อเสนอทางธุรกิจที่ตรงกับเกณฑ์เหล่านี้สามารถเพิ่มโอกาสในการเลือกของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกรูปแบบใดเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีคุณสมบัติตรงตามกำหนดเวลาส่งเนื่องจากหน่วยงานของรัฐมักจะไม่อนุญาตให้ใช้วิจารณญาณในการยอมรับผลงานที่ส่ง
ไม่ว่าจะเป็นการเขียนข้อเสนอทางธุรกิจสำหรับหน่วยงานราชการหรือ บริษัท เอกชนคุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่ามันเกินกว่าจะแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถทำตามเงื่อนไขได้ เนื่องจากผู้ประมูลรายอื่นสามารถทำเช่นนี้ได้คุณต้องแสดงให้เห็นว่าการเสนอราคาที่คุณเสนอให้กับองค์กรมีมูลค่าพิเศษเพียงใด ซึ่งอาจรวมถึงข้อเสนอแนะจากโครงการก่อนหน้ารางวัลที่คุณได้รับจากการทำงานและสิ่งอื่น ๆ ที่แสดงว่าคุณดีกว่าคู่แข่งมากกว่าแค่มาตรฐานเดียวกัน
