ขั้นตอนแรกในการเลือกซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลที่ดีที่สุดคือการกำหนดข้อกำหนดการประมวลผลข้อมูลเฉพาะที่คุณมีสำหรับซอฟต์แวร์ จำนวนข้อมูลที่คุณจะทำงานด้วยจะเป็นมาตรวัดที่ดีที่สุดว่าโปรแกรมสเปรดชีตหรือโปรแกรมประมวลผลคำจะเพียงพอหรือไม่หรือคุณต้องการซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลฐานข้อมูลหรือซอฟต์แวร์ภาพ แหล่งที่มาของข้อมูลของคุณจะมีผลต่อการตัดสินใจของคุณเนื่องจากแบบสอบถามจะมีข้อกำหนดที่แตกต่างจากการค้นหาข้อความหรือแคตตาล็อกของคำหรือค่า
หากคุณตั้งใจจะใช้แบบสอบถามแบบ จำกัด ที่มีขนาดตัวอย่างเล็ก ๆ โปรแกรมสเปรดชีตอย่างง่ายน่าจะเพียงพอ แบบสำรวจที่มี 10 คำถามหรือส่งน้อยกว่าโดยน้อยกว่า 200 คนสามารถป้อนและคำนวณด้วยตนเอง คอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่มีโปรแกรมสเปรดชีตในตัวที่สามารถจัดการแอปพลิเคชันการป้อนข้อมูลขนาดนี้ได้ ถ้าไม่มีมีโปรแกรมฟรีผ่านทางอินเทอร์เน็ตที่มีสเปรดชีตหรือแอปพลิเคชันประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำสามารถใช้สำหรับการถอดความแบบอ่อนหรือการแปล
การสำรวจที่ซับซ้อนมากขึ้นหรือแหล่งข้อมูลจะต้องใช้ความสามารถของฐานข้อมูลในชุดซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลที่เลือก อีกครั้งที่มีผู้ตอบแบบสอบถามน้อยกว่า 200 คนสามารถป้อนข้อมูลด้วยตนเองและโปรแกรมฐานข้อมูลสามารถเรียงลำดับข้อมูลให้คุณได้ หากคุณกำลังจะนำข้อมูลของคุณจากแบบฟอร์มกระดาษคุณควรใช้ซอฟต์แวร์ภาพที่จะสแกนและแสดงพวกเขาเพื่อให้คุณสามารถป้อนคำตอบลงในฐานข้อมูล หากความต้องการของคุณรวมถึงการค้นหาข้อความอาจจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ในซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลของคุณ
สำหรับการสำรวจที่ซับซ้อนที่สุดหรือขนาดตัวอย่างที่ใหญ่ที่สุดมีชุดซอฟต์แวร์การป้อนข้อมูลที่เรียกว่าโปรแกรมทางสถิติที่สามารถให้และประสานงานส่วนประกอบที่แตกต่างกัน แอปพลิเคชั่นการป้อนข้อมูลเหล่านี้มักจะมีราคาค่อนข้างสูง แต่เนื่องจากมีฟังก์ชั่นที่หลากหลายและสามารถลดจำนวนแรงงานมนุษย์ที่ต้องการได้ พวกเขามีความซับซ้อนมากและจะต้องมีความรู้ด้านสถิติและใส่ใจในรายละเอียดในการพัฒนาเทคนิคการสำรวจ
ซอฟต์แวร์ป้อนข้อมูลที่คุณเลือกนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณมีส่วนเกี่ยวข้องมากเพียงใดในโครงการ สำหรับอินสแตนซ์เป็นครั้งคราวหรือเดี่ยวคุณอาจต้องการพิจารณาการเอาต์ซอร์ซ หากคุณต้องการเริ่มบริการหรือเรียกใช้งานการประมวลผลข้อมูลขนาดใหญ่ซับซ้อนและต่อเนื่องดังนั้นการเขียนโปรแกรมเชิงสถิติหรือแพคเกจอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
