นโยบายการจ้างงานเป็นชุดแนวทางปฏิบัติที่เป็นทางการซึ่งใช้เพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ บริษัท ใช้เมื่อจ้างพนักงานใหม่ เอกสารนี้มักจะมีข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่จำเป็นในการรับตำแหน่งที่แผนกจัดการกับการจ้างพนักงานและเกณฑ์ใดที่ถือว่าเป็นที่ยอมรับได้สำหรับการพิจารณาในระหว่างการจ้างงาน ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่มีนโยบายการจ้างงานอย่างเป็นทางการ แต่ธุรกิจขนาดใหญ่ส่วนใหญ่มีเอกสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับหัวข้อนี้พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ที่หลากหลาย นโยบายการจ้างงานสามารถนำมาใช้เพื่อให้แน่ใจว่าการจ้างงานเป็นไปอย่างยุติธรรมและให้พนักงานที่มีศักยภาพทุกคนได้รับการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมกัน ในการสร้างนโยบายการจ้างงานสิ่งที่ต้องทำทั้งหมดคือการระบุและบันทึกอย่างเป็นทางการถึงวิธีการจ้างพนักงานใหม่อย่างถูกต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมข้อมูลทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว
การสร้างนโยบายการจ้างงานมักจะเป็นงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลแม้ว่าบุคคลอื่นอาจรับผิดชอบเอกสารนี้เช่นกัน เป้าหมายของเอกสารควรจะอธิบายให้กับพนักงานที่มีศักยภาพและบุคคลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับวิธีการเลือกพนักงาน แน่นอนว่ามนุษย์ที่ถูกเข้าใจผิดและมีความคิดเห็นมักจะรับผิดชอบในการเลือกผู้สมัครที่มีแนวโน้มมากที่สุด แต่วิธีการที่ครอบคลุมการเลือกสามารถทำได้โดยเอกสาร ตัวอย่างเช่นถ้าคนแรกที่เรียงลำดับผ่านผู้สมัครที่มีศักยภาพคือพนักงานคนหนึ่งโดยเฉพาะแล้วการเลือกอันดับต้น ๆ จากกลุ่มคนทั่วไปจะถูกส่งต่อไปยังพนักงานคนอื่นข้อมูลประเภทนั้นควรจะรวมอยู่ในเอกสาร
นโยบายการจ้างงานควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับชนิดของข้อมูลที่จะได้รับจากพนักงานที่มีศักยภาพและสิ่งที่พนักงานคาดว่าจะลงนามหากมีการว่าจ้างอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่นหากมีการตรวจสอบประวัติอาชญากรหรือตรวจสอบเครดิตกับพนักงานที่มีศักยภาพควรรวมอยู่ในนโยบายการจ้างงาน จำนวนการอ้างอิงของพนักงานจะถูกคาดหวังว่าจะให้ซึ่งคาดว่าจะมีการรับรองมืออาชีพและวิธีที่ข้อมูลนี้ควรส่งเป็นข้อมูลที่มีประโยชน์ทั้งหมดเพื่อรวมไว้ในนโยบายการจ้างงาน
แม้ว่า บริษัท จะไม่เคยประสบปัญหาเกี่ยวกับการเลือกปฏิบัติ แต่ก็ยังมีความสำคัญที่จะต้องรวมข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานที่ไม่เป็นธรรมไว้ในนโยบาย แม้ว่าจะไม่มีพนักงานคนใดประสบกับการปฏิบัติที่ไม่เป็นธรรม แต่การมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องในนโยบายอาจป้องกัน บริษัท จากปัญหาทางกฎหมาย นอกจากนี้การทำให้ข้อมูลนี้เป็นระเบียบแจ้งฝ่ายที่ไม่ทราบเกี่ยวกับกฎหมายเหล่านี้ว่าเกณฑ์บางอย่างไม่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน
เมื่อเขียนนโยบายอย่างเป็นทางการการเรียงลำดับข้อมูลอาจเป็นวิธีที่ดีที่สุด ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ผู้สมัครสามารถค้นหาตำแหน่งที่เปิดอาจไปในส่วนหนึ่งในขณะที่ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการที่ผู้สมัครที่ถูกปฏิเสธจะได้รับแจ้งอาจไปในอีก หลายคนพบว่าการเขียนเอกสารในรายการลำดับเลขแทนที่จะเป็นย่อหน้าทำให้เอกสารอ่านง่ายขึ้น เอกสารนี้อาจถูกใช้ทั้งโดยพนักงานและไม่ใช่พนักงานดังนั้นควรเก็บเอกสารเป็นทางการมาก ในบางกรณีฝ่ายกฎหมายอาจสอบถามเนื้อหาของเอกสารดังนั้นควรคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับข้อมูลที่รวมอยู่ในนโยบาย
