หมายเลขบัญชีเงินเดือนเป็นข้อมูลเฉพาะที่ใช้ในระบบบัญชีเงินเดือนของ บริษัท จำนวนอนุญาตให้ บริษัท ติดตามพนักงานผ่านการใช้หมายเลขแทนที่จะเป็นชื่อหรือตัวระบุอื่น ๆ หมายเลขเงินเดือนเป็นข้อมูลภายในที่ บริษัท สร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน บริษัท สามารถสร้างตัวอักษรและตัวเลขรวมกันหรืออนุญาตให้ซอฟต์แวร์สร้างตัวเลขด้วยตัวเอง การสร้างตัวเลขควรรวมตัวเลขที่อนุญาตให้ บริษัท สร้างความแตกต่างระหว่างพนักงานตามตัวเลขเพียงอย่างเดียว
บริการหรือซอฟต์แวร์เงินเดือนส่วนใหญ่อนุญาตให้ บริษัท สร้างหมายเลขบัญชีเงินเดือนของตนเองสำหรับพนักงานแต่ละคน เนื่องจากความยืดหยุ่นนี้ บริษัท ควรพิจารณาใช้คำนำหน้าอธิบายสำหรับแต่ละกลุ่มพนักงาน ตัวอย่างหนึ่งทางเลือกคือใช้ตัวเลขสามหลักหรือตัวอักษรเพื่อกำหนดแผนก ตัวอักษร ACC หรือตัวเลข 200 อาจเป็นตัวแทนฝ่ายบัญชี PRO หรือ 300 อาจเป็นฝ่ายผลิต กลุ่มย่อยอาจมีอยู่ในหมวดหมู่เหล่านี้หาก บริษัท ตัดสินใจที่จะใช้ตัวเลข
เมื่อ บริษัท ตัดสินใจเลือกคำนำหน้าหมายเลขบัญชีเงินเดือนที่เหลือโดยทั่วไปจะอยู่ในลำดับ ตัวอย่างเช่น ACC00001 อาจเป็นจุดเริ่มต้นสำหรับหมายเลขบัญชีเงินเดือนในแผนกบัญชี ครึ่งหลังของจำนวนสามารถมีตัวเลขได้มากเท่าที่จำเป็นเพื่อให้ครอบคลุมพนักงานทุกคนในแผนก หมายเลขเงินเดือนแต่ละรายการสำหรับทุกแผนกมักจะมีตัวอักษรและตัวเลขผสมกัน จำเป็นต้องมีขนาดชุดค่าผสมเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนของระบบบัญชีเงินเดือน
ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักจะรับผิดชอบในการสร้างหมายเลขนี้ ในบางกรณีแผนกทรัพยากรบุคคลอาจต้องการการอนุมัติจากเจ้าของหรือผู้บริหารเมื่อกำหนดหมายเลข สิ่งนี้ช่วยให้เจ้าของและผู้บริหารได้พูดในข้อมูลที่อยู่ในบัญชีเงินเดือน ผู้บริหารระดับสูงอาจมีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสร้างตัวเลขหรือการใช้ตัวเลขเหล่านี้ใน บริษัท อาจจำเป็นต้องได้รับการอนุมัติหาก บริษัท กำลังตั้งแผนกใหม่ในระบบบัญชีเงินเดือน
บริษัท ที่ใช้บริการจ้างเงินเดือนอาจไม่จำเป็นต้องสร้างหมายเลขบัญชีเงินเดือน บริษัท ภายนอกจะดำเนินการด้วยตนเองตามระบบบัญชีเงินเดือน บริษัท ต่างๆเพียงป้อนหมายเลขบัญชีเงินเดือนที่ตรงกับหมายเลขบัญชีเงินเดือนของ บริษัท ภายนอก บริการบัญชีเงินเดือนจะจัดการงานบัญชีเงินเดือนเป็นจำนวนมากทำให้พวกเขามีความสามารถและอิสระในการสร้างหมายเลขบัญชีเงินเดือน การติดต่อและข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพนักงานมักจะต้องใช้หมายเลขนี้
