ในการสร้างนโยบายการเก็บอีเมลคุณต้องระบุเหตุผลที่คุณเขียนนโยบายก่อน - เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายเพื่อเก็บรักษาเอกสารทางธุรกิจหรือเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหาย เอกสารควรอธิบายว่านโยบายใดที่ส่งผลกระทบต่อพนักงานรวมถึงประเภทของอีเมลด้วย คุณต้องตัดสินใจว่าควรเก็บอีเมลไว้นานเท่าใด คุณอาจถูกต้องตามกฎหมายในการเก็บอีเมลบางฉบับในช่วงระยะเวลาหนึ่ง การมอบหมายให้พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบนโยบายสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่านโยบายของคุณมีการบังคับใช้อย่างเหมาะสม
นโยบายการเก็บรักษาอีเมลเป็นขั้นตอนที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับวิธีที่ บริษัท ต้องการให้พนักงานจัดการกับการสื่อสารทางอีเมล โดยทั่วไปแล้วนโยบายการเก็บรักษาอีเมลจะระบุว่าพนักงานควรเก็บอีเมลไว้นานเท่าไรและเก็บอีเมลอย่างไร ในหลายเขตอำนาจศาลมีข้อกำหนดทางกฎหมายว่าต้องเก็บรักษาการสื่อสารของ บริษัท ไว้นานเท่าใดรวมถึงอีเมลดังนั้นการกำหนดนโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่ชัดเจนจึงเป็นสิ่งสำคัญ
เมื่อเขียนนโยบายของคุณให้อธิบายว่าพนักงานคนใดใน บริษัท ที่มีนโยบายการเก็บรักษาอีเมลครอบคลุม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำนโยบายไปใช้ตั้งแต่แรกอาจไม่สามารถใช้ได้กับทุกคนในองค์กรของคุณ ตัวอย่างเช่นพนักงานคลังสินค้าที่ไม่ได้จัดการกับการติดต่อทางอิเล็กทรอนิกส์อาจไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามนโยบาย พนักงานบริการลูกค้าอาจต้องเก็บอีเมลส่วนใหญ่ไว้
อธิบายว่าการติดต่อทางอีเมลประเภทใดอยู่ภายใต้การกำกับดูแลของนโยบายการเก็บรักษาอีเมล ตัวอย่างเช่นบาง บริษัท เขียนนโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่เกี่ยวข้องกับอีเมลที่จัดการกับเรื่องการบริหารการเงินทั่วไปและเรื่องชั่วคราว นโยบาย บริษัท ของคุณอาจจัดการเฉพาะกับอีเมลที่จัดการกับเรื่องที่มีข้อกำหนดทางกฎหมาย ไม่ว่าคุณจะเลือกรับอีเมลใดภายใต้นโยบายให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนและรัดกุมในเรื่องนี้
นโยบายควรอธิบายว่าควรเก็บรักษาอีเมลไว้นานแค่ไหนและพนักงานควรเก็บรักษาอีเมลไว้อย่างไร สำหรับการปฏิบัติตามบันทึกคุณอาจมีภาระผูกพันตามกฎหมายในการเก็บรักษาข้อมูลติดต่อลูกค้าไว้เป็นระยะเวลาห้าปี นอกเหนือจากการถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์ของคุณกฎหมายอาจกำหนดให้คุณพิมพ์อีเมลและเก็บสำเนาไว้ในไฟล์ของลูกค้า ไม่ว่าขั้นตอนใดที่ใช้ในการเก็บรักษาบันทึกเหล่านี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดรายละเอียดโดยละเอียดเมื่อคุณเขียนนโยบายการเก็บรักษาอีเมล
นโยบายการเก็บรักษาอีเมลที่ดีควรมีแผนกหรือชื่อของพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบข้อกำหนด บริษัท ของคุณอาจมีแผนกกำกับดูแลหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการของ บริษัท เป็นไปตามกฎหมาย นี่อาจเป็นบุคคลธรรมดาที่มีหน้าที่ตรวจสอบและบังคับใช้นโยบายการเก็บรักษาอีเมล ระบุอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบในการจัดการนโยบายเพื่อให้พนักงานทราบว่าจะต้องเปิดหากพวกเขามีคำถามหรือปัญหา
หลังจากสร้างนโยบายแล้วหนึ่งในขั้นตอนที่สำคัญที่สุดคือการเผยแพร่นโยบาย ไม่สามารถปฏิบัติตามนโยบายได้หากพนักงานที่ต้องปฏิบัติตามนั้นไม่รู้ว่ามีอยู่จริง คุณอาจต้องการจัดการประชุมหรือฝึกอบรมสำหรับพนักงานที่ได้รับผลกระทบเช่นกัน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าพวกเขาได้รับข้อมูลที่พวกเขาต้องปฏิบัติตามนโยบายการเก็บรักษาอีเมล
