การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการที่สำคัญไม่ว่าจะเป็นสำหรับบุคคลหรือองค์กร เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุงได้รับการพิสูจน์แล้วว่าช่วยเพิ่มประสิทธิภาพลดของเสียทั้งเวลาและทรัพยากรและปรับปรุงขวัญกำลังใจ วิธีการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์นั้นง่ายเพียงแค่ระบุและกำจัดเวลาที่สูญเปล่าหรือซับซ้อนเท่าการตรวจสอบและเปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดและ / หรือทำให้เป็นอัตโนมัติทั้งหมดหรือบางส่วน ไม่ว่างานหรือกระบวนการจะเล็กหรือใหญ่เพียงไรก็คุ้มค่ากับเวลาและความพยายามในการปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน
ขั้นตอนแรกในการปรับปรุงกระบวนการทำงานคือการระบุและกำจัดของเสียและของเสียที่ใหญ่ที่สุดคือเวลา สถานที่ทำงานที่ทันสมัยได้กลายเป็นที่คุ้นเคยและขึ้นอยู่กับอีเมลการส่งข้อความทันทีและการส่งข้อความ วิธีการสื่อสารเหล่านี้มีจุดประสงค์เพื่อประหยัดเวลา แต่สามารถนำไปสู่ข้อมูลที่ไร้ประโยชน์มากเกินไปและเสียเวลา คุณสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ได้ง่ายๆโดยการกำจัดหรือ จำกัด การส่งข้อความและการส่งข้อความทันทีและโดยการตั้งค่าความคาดหวังที่สมเหตุสมผลในอีเมล การตอบสนองหรือตอบกลับอีเมลทันทีที่มาอาจเป็นเวลา การตั้งค่าหลายครั้งในระหว่างวันที่ใช้ในการอ่านและตอบอีเมลจะช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานและประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
การขัดจังหวะเหล่านี้เป็นเพียงไม่กี่อย่างที่สามารถหยุดการทำงานของเวิร์กโฟลว์ได้ งานหรือกระบวนการใด ๆ จะดำเนินต่อไปได้ดีขึ้นและมากขึ้นด้วยช่วงเวลาที่เหมาะสมที่อุทิศให้กับมันมากกว่าที่จะพยายามทำให้มันเสร็จทีละน้อย ใช้เวลาเพียง 20 หรือ 30 นาทีในการอุทิศให้กับงานหรือกระบวนการเดียวจะช่วยให้คุณเพิ่มความก้าวหน้าในการเพิ่มผลผลิตและปรับปรุงกระบวนการทำงาน การมุ่งเน้นงานที่เฉพาะเจาะจงสำหรับช่วงเวลาที่ค่อนข้างสั้น แต่ไม่ขาดตอนสามารถเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยคุณปรับปรุงเวิร์กโฟลว์
สำหรับขั้นตอนที่ซับซ้อนและองค์กรขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีวิธีการที่เป็นระบบมากขึ้นในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน กระบวนการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ จำกัด และวิเคราะห์งานที่เกี่ยวข้องในแต่ละขั้นตอน หลักการที่สำคัญที่สุดสองข้อที่สามารถกำหนดให้แต่ละขั้นตอนคือความรับผิดชอบและระบบอัตโนมัติ บุคคลหรือนิติบุคคลเดียวจะต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่เพื่อให้บรรลุในแต่ละขั้นตอนซึ่งจะช่วยขจัดนิ้วชี้และการผัดวันประกันพรุ่ง
ส่วนถัดไปคือการถามว่าขั้นตอนนั้นเป็นไปโดยอัตโนมัติหรือไม่ ส่วนใดส่วนหนึ่งของกระบวนการที่สามารถทำงานอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์โดยนำบุคลากรออกจากสมการเป็นขั้นตอนสำคัญในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน หลังจากวิเคราะห์แต่ละขั้นตอนแล้วจะมีการมอบหมายความรับผิดชอบและงานจะเป็นไปโดยอัตโนมัติเมื่อเป็นไปได้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ทั้งหมดจะดีขึ้นมาก
ขั้นตอนในการปรับปรุงกระบวนการทำงานส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับสามัญสำนึกและเทคนิคการจัดการแบบดั้งเดิม ความท้าทายคือการแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นขั้นตอนที่จัดการได้และปรับปรุงแต่ละขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้คุณสามารถกำจัดของเสียเพิ่มเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการทำงาน
