แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจแสดงให้เห็นถึงกระบวนการทางธุรกิจในลักษณะทีละขั้นตอนโดยมีเป้าหมายในการปรับปรุงพวกเขาและมันสามารถสร้างขึ้นโดยองค์กรใด ๆ สำหรับกระบวนการใด ๆ แผนภาพกระบวนการแตกต่างกันไปในความซับซ้อนและรูปแบบดังนั้นรูปแบบขอบเขตและระดับของรายละเอียดควรจะสร้างก่อนที่จะเริ่มการสร้าง เมื่อตั้งค่าพารามิเตอร์แล้วขั้นตอนกระบวนการตามลำดับสามารถจัดทำเป็นเอกสารแบบกราฟิกและวิเคราะห์ในภายหลัง ไดอะแกรมสามารถสร้างขึ้นโดยใช้เทคนิคที่หลากหลายใช้กระดาษโน๊ตกระดาษหรือซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์พิเศษ บ่อยครั้งที่คนกลุ่มเล็ก ๆ สร้างไดอะแกรมเพื่อให้แน่ใจว่าทั่วถึง
การกำหนดขอบเขตและขอบเขตของแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจอินพุทการโต้ตอบและเอาท์พุทของกระบวนการที่เลือก กระบวนการที่ซับซ้อนมากหรือกระบวนการที่เกิดขึ้นในหลาย ๆ องค์กรอาจต้องแยกเป็นหลายไดอะแกรม การพิจารณาเริ่มต้นว่ากระบวนการใดที่จะสร้างไดอะแกรมและขอบเขตของพวกเขาสามารถมั่นใจได้ว่าผลประโยชน์มีมากกว่าค่าใช้จ่ายในการสร้าง
ไม่ว่าจะมีรายละเอียดในระดับใดแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจจะมีประโยชน์เท่ากับข้อมูลที่เข้าสู่เท่านั้น การแมปทีมกับสมาชิกจากขั้นตอนต่างๆของกระบวนการจึงสามารถให้ข้อมูลที่มีค่าที่ผู้สร้างรายเดียวอาจพลาดได้ แม้จะมีขนาดของกระบวนการหรือจำนวนพนักงานที่เกี่ยวข้อง แต่ทีมควรมีขนาดเล็กพอที่จะจัดการได้
แผนภาพกระบวนการทางธุรกิจสามารถสร้างขึ้นบนกระดาษบันทึกย่อหรือผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์กระบวนการทางธุรกิจเฉพาะ ประโยชน์ของการทำงานกับกระดาษหรือกระดาษโน๊ตเหนียวรวมถึงความเร็วในการสร้างเวลาการศึกษาที่สั้นลงและความสะดวกในการจัดการ การทำไดอะแกรมด้วยคอมพิวเตอร์นั้นรวมถึงกระบวนการให้การศึกษาที่ยาวนานขึ้น แต่จะช่วยเพิ่มอายุการใช้งานที่ง่ายขึ้นในการส่งข้อมูลและสามารถเชื่อมต่อโดยตรงกับซอฟต์แวร์การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ
อีกแง่มุมของการจัดรูปแบบรวมถึงการเลือกสัญลักษณ์การสร้างแบบจำลอง สัญกรณ์การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างขึ้นโดยริเริ่มกระบวนการบริหารจัดการธุรกิจเป็นตัวอย่างของระบบสัญกรณ์กราฟิกมาตรฐานสำหรับไดอะแกรมกระบวนการ ระบบสัญกรณ์มาตรฐานสามารถอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างแผนกหรือธุรกิจกับธุรกิจของไดอะแกรมเมื่อเสร็จสิ้น ตัวอย่างเช่นสัญกรณ์แบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจใช้รูปสี่เหลี่ยมผืนผ้าเพื่อแสดงกิจกรรมเพชรเพื่อเป็นตัวแทนในการตัดสินใจและลูกศรต่าง ๆ เพื่อแสดงลำดับ อย่างไรก็ตามรูปแบบอื่น ๆ ของสัญกรณ์ที่เป็นมาตรฐานนั้นมีอยู่; สัญกรณ์ยังสามารถกระทำได้
เมื่อเลือกขอบเขตรูปแบบและทีมการแมปแล้วขั้นตอนกระบวนการสามารถแสดงด้วยกราฟเพื่อทำให้ไดอะแกรมสมบูรณ์ การระดมสมองในขั้นตอนกระบวนการต่าง ๆ กับทีมการทำแผนที่เป็นวิธีหนึ่งในการทำเอกสารให้สมบูรณ์ การยึดตามมาตรฐานสัญกรณ์ที่เลือกในขั้นตอนนี้ยังสามารถช่วยปรับปรุงการสร้าง ระดับรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับแผนที่กระบวนการจะกำหนดข้อมูลที่จำเป็นในแต่ละขั้นตอนซึ่งอาจรวมถึงเวลาที่ล่าช้าการแสดงผลของลูกค้าและอิทธิพลภายนอก
ร่างหลายและการตรวจทานของแผนภาพกระบวนการสามารถมั่นใจได้ว่าขั้นตอนทั้งหมดได้รับการบันทึกไว้ วิธีหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการดำเนินการตามกระบวนการในแบบเรียลไทม์กับทีมการทำแผนที่ หากกระบวนการทำให้เป็นไปไม่ได้การประเมินสามารถทำได้โดยการแจกจ่ายสำเนาของแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจระหว่างสมาชิกในทีมหรือพนักงาน การทำแผนภาพกระบวนการทางธุรกิจให้ผู้ใช้เห็นภาพกระบวนการทางธุรกิจตั้งแต่ต้นจนจบซึ่งสามารถช่วยในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจและการปรับให้เหมาะสม
