การใช้ประโยชน์หลักของห้องประชุมทางวิดีโอมีไว้สำหรับคนที่จะสื่อสารซึ่งกันและกันด้วยการใช้การส่งสัญญาณภาพและเสียง การประชุมผ่านวิดีโอจะแตกต่างจากการโทรด้วยวิดีโอโฟนเพราะมันเกี่ยวข้องกับกลุ่มคนไม่ใช่คนสองคน เนื่องจากมีผู้คนจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้องหลายครั้งห้องประชุมทางวิดีโอจะต้องถูกใช้โดยผู้ที่มีส่วนร่วมในการสื่อสารโทรคมนาคม ห้องนี้ต้องได้รับการออกแบบและตั้งค่าอย่างเหมาะสมเนื่องจากจะทำให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเห็นและได้ยินในระหว่างการประชุม มีหลายวิธีในการตั้งค่าห้องประชุมทางวิดีโอและจำนวนคนและวัตถุประสงค์ของการประชุมมักจะกำหนดประเภทของการจัดการที่เหมาะสมที่สุด
เมื่อมีห้องประชุมวิดีโอขนาดใหญ่เพียงพอและโดยปกติแล้วจะมีผู้เข้าร่วมประชุมน้อยกว่า 15 คนห้องประชุมวิดีโอรูปตัวยูสามารถตั้งค่าได้ การตั้งค่าประเภทนี้มักจะมีสามตารางทั้งหมดเชื่อมต่อกันสร้างรูปร่างของ U บุคคลที่กลุ่มสื่อสารด้วยระบบโทรคมนาคมสามารถดูได้จากทีวีหรือหน้าจอคอมพิวเตอร์ที่ส่วนเปิดของ U ผู้เข้าร่วมการประชุมนั่งอยู่ที่ส่วนนอกของตารางเพื่อให้พวกเขาสามารถดูสื่อสารและจดบันทึกได้อย่างสะดวก
สำหรับการประชุมทางวิดีโอที่มีผู้เข้าร่วมประชุม 16 คนขึ้นไปโดยส่วนใหญ่จะเป็นประโยชน์มากที่สุดในการจัดประชุมในหอประชุม ในขณะที่การตั้งค่าประเภทนี้ไม่อนุญาตให้มีการโต้ตอบกันมากระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดไมโครโฟนผู้ชมสามารถใช้เพื่อถามคำถาม การตั้งค่านี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถดูหน้าจอวิดีโอได้ง่ายซึ่งโดยปกติจะตั้งอยู่ที่ด้านหน้าของห้องประชุม
ไม่ว่าการออกแบบห้องประชุมวิดีโอคอนเฟอเรนซ์จะเป็นแบบไหนมันเป็นสิ่งสำคัญที่ห้องจะไม่มีพื้นผิวมันวาวและที่สำคัญกว่านั้นคือไม่มีกระจก หากห้องไม่มีหน้าต่างม่านบังตามืดควรครอบคลุม พื้นผิวมันวาวกระจกและหน้าต่างไม่เพียง แต่สะท้อนแสง แต่ยังให้เสียงที่ดีทำให้คนอื่น ๆ มองเห็นและได้ยินได้ยาก
มีเคล็ดลับอื่น ๆ อีกหลายข้อที่สามารถช่วยในการจัดห้องประชุมทางวิดีโอ ไมโครโฟนหนึ่งตัวเพียงพอสำหรับทุก ๆ สามคนในการเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ ทุกครั้งที่มีการนำเสนอคนเดียวเกิดขึ้นควรใช้ไมโครโฟนปก ไม่ควรพบสีแดงในการตกแต่งใด ๆ หรือจากบุคคลที่พบในห้องประชุมทางวิดีโอเพราะจะทำให้เกิดการกะพริบในวิดีโอ ห้องประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่จะต้องใช้กล้องหนึ่งถึงสามตัวโดยมีกล้องหน้าจอวิดีโอและจอภาพทั้งหมดวางห่างจากแสงจ้า
