บริษัท ควรเขียนจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานให้ผู้สมัครทุกคนที่พวกเขาไม่ได้จ้าง เป้าหมายของจดหมายคือการแจ้งให้ผู้สมัครของสถานการณ์แสดงความชื่นชมและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้สมัคร อย่างน้อยที่สุดจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานจะต้องมี:
- คำสั่งที่ผู้สมัครไม่ได้งาน
- การแสดงออกของความชื่นชมสำหรับใบสมัครและการสัมภาษณ์ใด ๆ
- ด้วยความปรารถนาดีต่อผู้สมัครในการหางานหรือพัฒนาอาชีพอย่างต่อเนื่อง
- จดหมายสามารถมีกำลังใจในการสมัครใหม่ขอให้สมัครงานใหม่ในปัจจุบันและรายละเอียดส่วนตัวเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้สัมภาษณ์ชื่นชมเกี่ยวกับผู้สมัคร
จดหมายส่วนใหญ่เขียนในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ หนึ่งถึงสองประโยคแรกนั้นมีไว้เพื่อแจ้งให้ผู้สมัครทราบว่ามีคนอื่นจ้างงานและให้เหตุผลที่คลุมเครือสำหรับเรื่องนี้ “ เราโชคไม่ดีที่สามารถเสนองานให้คุณในเวลานี้เนื่องจากมีผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจำนวนมาก” หรือมีการเปลี่ยนแปลงของประโยคนี้พอเพียง
ประโยคต่อไปควรจะขอบคุณผู้สมัครที่อยู่ระหว่างการสมัคร / สัมภาษณ์ พวกเขายังสามารถกำกับเป็นการส่วนตัวเพื่อให้ บริษัท แสดงความขอบคุณสำหรับการได้พบกับผู้สมัคร ประโยคเช่น:“ เราชื่นชมที่ได้พบคุณและสนุกกับการได้ยินความคิดของคุณเกี่ยวกับวิธีที่คุณจะเหมาะสมกับ บริษัท ของเรา” มีความเหมาะสมถ้านั่นคือสิ่งที่เกิดขึ้น ผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจหลายคนรู้สึกว่าข้อความในส่วนนี้ของจดหมายปฏิเสธผู้สมัครงานนั้นควรมีความเป็นส่วนตัวเล็กน้อยและแสดงความชื่นชมต่อเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในระหว่างการสัมภาษณ์เพื่อทำให้การปฏิเสธนุ่มนวลขึ้นและทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว
รายละเอียดที่สำคัญสุดท้ายคือความปรารถนาสำหรับความสำเร็จของผู้สมัครในอนาคต สิ่งนี้สามารถแสดงออกได้ด้วยคำแถลงง่ายๆเช่น:“ เราหวังว่าคุณจะประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องในอาชีพการงานของคุณ (การค้นหางานอาชีพ ฯลฯ )” จดหมายตอบรับสมัครงานนั้นควรปิดด้วยลายเซ็นอย่างเป็นทางการ
ในระหว่างการแสดงออกถึงความชื่นชมและความปรารถนาในความสำเร็จตัวอักษรอาจรวมถึงคำเชิญเพื่อนำไปใช้กับงานปัจจุบันอื่น ๆ หรือเพื่อสมัครงานในอนาคต คำเชิญเหล่านี้เป็นเหตุผลหนึ่งในการปรับเปลี่ยนตัวอักษรทั้งหมดและไม่ส่งแบบฟอร์ม บริษัท บางแห่งไม่ต้อนรับผู้สมัครที่สมัครใหม่อีกครั้งหากการสัมภาษณ์ไม่ดีหรือไม่เป็นที่น่าพอใจ แต่พวกเขาอาจชอบผู้สมัครบางคนและไม่สามารถเสนองานได้ ขอแนะนำหากมีตำแหน่งที่สองเปิดนายจ้างควรพูดไม่เพียง แต่ในจดหมาย แต่ยังอยู่ในโทรศัพท์
บริษัท ควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นเมื่อเขียนจดหมายปฏิเสธสมัครงาน พวกเขาไม่ควรแสดงความคิดเห็นในบุคคลที่ได้รับการว่าจ้างหรือคุณสมบัติเฉพาะที่ทำให้บุคคลนั้นเป็นทางเลือกที่ดีกว่า ในบริเวณนั้นมีโอกาสที่จะถูกฟ้องร้องเกี่ยวกับการจ้างงานที่ไม่เป็นธรรม การแสดงความคิดเห็นในทางลบต่อประสิทธิภาพของผู้สมัครก็ไม่ควรเช่นกัน จำเป้าหมายไว้ได้ แจ้งขอขอบคุณปรารถนาดีและทิ้งความประทับใจไว้
