จดหมายที่หายไปควรสะกดเหตุผลของการเตือนและวันที่ที่ระบุเมื่อพนักงานไม่ได้ทำงาน การแสดงผลลัพธ์ที่ต้องการจะทำให้พนักงานสังเกตเห็นว่า บริษัท คาดว่าจะมีการเข้าร่วมเพื่อปรับปรุง คำเตือนนี้มักจะอธิบายถึงผลที่ตามมาของการขาดงานที่ไม่ได้ใช้ซ้ำจากการทำงานและรวมถึงความคิดเห็นที่บ่งชี้ถึงความเชื่อที่ว่าปัญหาสามารถแก้ไขได้ จดหมายที่ขาดไปอาจจัดเค้าร่างปัญหาในอดีตที่มีลักษณะคล้ายกัน
บริษัท บางแห่งชอบประชุมแบบเห็นหน้ากับพนักงานที่ขาดงานมากเกินไปเป็นขั้นตอนเริ่มต้นก่อนที่จดหมายที่ขาดไปจะหายไป ให้สำเนาบันทึกการเข้างานของเขาหรือเธอแก่คนงานมากเกินไปและอาจเป็นการกระทำเดียวที่จำเป็นในการแก้ปัญหา การประชุมยังเปิดโอกาสให้พนักงานสามารถอธิบายสถานการณ์ในที่ทำงานหรือในชีวิตส่วนตัวของเขาหรือเธอทำให้เกิดการขาดงาน
จดหมายขาดงานบางครั้งก็ให้คำปรึกษากับพนักงานหรือขอให้เขาหรือเธอยินยอมให้ตรวจร่างกาย จดหมายฉบับนี้ควรคงความเป็นมืออาชีพและไม่รวมถึงความคิดเห็นส่วนตัวของผู้ปฏิบัติงาน ควรระบุเหตุผลของจดหมายพร้อมกับผลที่อาจเกิดขึ้นหากการเข้าร่วมงานไม่ดีขึ้น หากนโยบายของ บริษัท ควบคุมการเข้าร่วมของพนักงานนโยบายดังกล่าวสามารถกล่าวถึงในจดหมายที่ขาด
หากพนักงานยังคงทำงานต่อโดยไม่มีสาเหตุจดหมายฉบับที่สองอาจถูกใช้อย่างเข้มงวดมากขึ้น มันอาจจะทราบคำเตือนก่อนหน้านี้และขาดการปรับปรุงอัตราการเข้าร่วมของพนักงาน โดยทั่วไปแล้วการคุกคามของการเลิกจ้างจะปรากฏในจดหมายที่ขาด หลักฐานการเข้าร่วมที่ไม่ดีควรระบุไว้อย่างชัดเจนในคำเตือนนี้พร้อมกับความพยายามใด ๆ ของนายจ้างในการแก้ไขปัญหา
ผู้คนไม่ได้ทำงานด้วยเหตุผลต่าง ๆ รวมถึงความเจ็บป่วยและการบาดเจ็บ เงื่อนไขเหล่านี้มักจะอยู่นอกเหนือการควบคุมของคนงานและยอมรับว่าเป็นเหตุผลที่ถูกต้องสำหรับการขาดงาน บริษัท บางแห่งขอหลักฐานจากแพทย์ว่าปัญหาทางการแพทย์ทำให้บุคคลไม่สามารถไปทำงานได้โดยเฉพาะหากการขาดงานนั้นครอบคลุมระยะเวลานาน เมื่อพนักงานพลาดงานบ่อยครั้งเนื่องจากเหตุผลที่เขาหรือเธอสามารถควบคุมได้พนักงานจะรับประกันการลงโทษทางวินัยแบบก้าวหน้า
การขาดงานที่เป็นนิสัยอาจถูกกำหนดไว้ในนโยบายของ บริษัท แต่โดยทั่วไปจะเกี่ยวข้องกับการขาดงานหนึ่งวันที่เกิดขึ้นบ่อยครั้ง โดยทั่วไปฝ่ายจัดการจะคำนวณจำนวนวันทั้งหมดที่พนักงานไม่สามารถแสดงได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง จำนวนนี้สามารถนำมาเปรียบเทียบกับอัตราการเข้าร่วมของพนักงานคนอื่น ๆ เพื่อตรวจสอบว่าการขาดงานมากเกินไป
การดำเนินการขั้นสุดท้ายโดยทั่วไปเพื่อจัดการกับการขาดเรียนเรื้อรังอาจมาเป็นจดหมายบอกเลิก จดหมายฉบับนี้ควรทราบอย่างชัดเจนว่าพนักงานไม่สามารถแก้ไขการเข้าร่วมประชุมของเขาหรือเธอหลังจากได้รับคำเตือน โดยทั่วไปแล้วจดหมายบอกเลิกขอให้พนักงานเปลี่ยนกุญแจอุปกรณ์เครื่องแบบและทรัพย์สินอื่นใดที่เป็นของ บริษัท โดยทั่วไปจะมีวันที่มีผลบังคับใช้และกำหนดเวลาสำหรับการส่งคืนทรัพย์สิน
การขาดงานส่งผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานในที่ทำงานซึ่งอาจครอบคลุมถึงงานที่ทำตามปกติโดยผู้ร่วมงานที่ขาดงาน เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นซ้ำ ๆ มันอาจผสมพันธุ์ความแค้นและส่งผลต่อขวัญกำลังใจ ผลกระทบทางการเงินอาจรวมถึงการจ่ายค่าล่วงเวลาเพื่อให้คนทำงานโดยปกติแล้วพนักงานที่ขาดงาน การขาดงานอาจส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานและกำหนดการหยุดงาน
