เช่นเดียวกับการติดต่อทางธุรกิจอื่น ๆ ควรเขียนจดหมายปฏิเสธการจ้างงานด้วยเสียงระดับมืออาชีพ สิ่งแรกที่คุณควรทำคือขอบคุณผู้สมัครสำหรับเวลาและความสนใจของเขาระหว่างการสัมภาษณ์ การปฏิเสธมักจะเป็นเรื่องยากสำหรับคนที่จะโต้แย้งดังนั้นจงเป็นคนที่ใจดีและหลีกเลี่ยงการวิจารณ์ โดยทั่วไปแล้วไม่มีประโยชน์ที่จะชี้ให้เห็นข้อบกพร่องหรือข้อบกพร่องของผู้สมัคร แม้ว่าจะซื่อสัตย์และอย่าให้ความหวังที่ผิดพลาดเกี่ยวกับตำแหน่งในอนาคตภายใน บริษัท เว้นแต่คุณเชื่อว่าโอกาสดังกล่าวอาจมีอยู่ในภายหลัง
คุณควรส่งจดหมายปฏิเสธการจ้างงานทันทีที่คุณรู้ว่าผู้สมัครไม่ได้เป็นผู้สมัครอีกต่อไป การยืดเวลาออกไปอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้จะกระตุ้นให้มีการติดตามโทรศัพท์จากบุคคลซึ่งอาจเป็นกังวลที่จะรู้สถานะของชะตากรรมของเขาหรือเธอภายในองค์กรของคุณ การรอนานเกินไปในการส่งการแจ้งเตือนอาจนำไปสู่ความคับข้องใจและอารมณ์ด้านลบอาจเกิดขึ้นหรือทวีความรุนแรงขึ้น
การปรับแต่งเนื้อหาของจดหมายปฏิเสธการจ้างงานส่วนบุคคลมักจะนำไปสู่การเคารพของผู้สมัครสำหรับความสนใจและเวลาที่คุณใช้เพื่อระบุชื่อของเขาหรือเธอ หลีกเลี่ยงการส่งจดหมายฟอร์ม ไม่ว่าคุณจะเอ่ยถึงความกระตือรือร้นทัศนคติของบุคคลหรือคุณภาพอื่น ๆ ที่คุณชื่นชมอาจช่วยลดการปฏิเสธงานได้
เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องจำไว้ว่าอย่าใส่คำพูดหรือคำวิจารณ์ที่ไม่น่าพอใจเพราะอาจทำให้คุณและ บริษัท ของคุณมีความรู้สึกด้านลบที่ผิดกฎหมาย ขอให้ผู้สมัครโชคดีแทนด้วยความพยายามในอนาคตของเขาหรือเธอ หากคุณต้องการระบุเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการตัดสินใจของคุณที่จะไม่จ้างบุคคลมันเป็นความคิดที่ดีที่จะพูดคุยกันโดยทั่วไป กรอกจดหมายของคุณด้วยการปิดแบบมืออาชีพและเซ็นชื่อที่ด้านล่าง เนื้อหาของการโต้ตอบของคุณควรเป็นแบบตัวอักษร แต่คุณควรเป็นลายมือที่เขียนด้วยลายมือและไม่ใช่ตราประทับหรือข้อความที่พิมพ์อื่น ๆ
การส่งจดหมายทางไปรษณีย์แบบดั้งเดิมมักเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งจดหมายปฏิเสธการจ้างงาน หากคุณเลือกที่จะส่งอีเมลแทนคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับคำตอบหรือขอร้องให้พิจารณาใหม่ เนื่องจากอีเมลทันทีและตอบกลับได้ง่ายคุณจึงมีแนวโน้มที่จะชะลอการปิดรับสมัคร บางครั้งการส่งอีเมลอาจนำไปสู่การสื่อสารอย่างต่อเนื่องหรือไม่สบายใจระหว่างผู้จัดการการจ้างงานและผู้สมัครที่ถูกปฏิเสธ
