กระบวนการเสนอราคาเกี่ยวข้องกับบุคคลหรือธุรกิจที่ขอให้ผู้ขายส่งการกำหนดราคาสำหรับโครงการ ข้อกำหนดการเสนอราคามักเรียกว่าข้อกำหนดการเสนอราคาเป็นข้อกำหนดทั้งหมดที่ผู้ขายต้องคำนึงถึงเมื่อสร้างข้อเสนอ ซึ่งอาจรวมถึงข้อกำหนดเช่นวัสดุกรอบเวลาคุณสมบัติแรงงานและอื่น ๆ ข้อกำหนดการเสนอราคาควรมีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนภายในคำขอสำหรับข้อเสนอและควรมีการกล่าวซ้ำในสัญญาสุดท้ายตามที่ลงนามโดยทั้งสองฝ่าย คำนี้อาจใช้เพื่ออ้างถึงข้อมูลทั้งหมดที่ต้องปรากฏในแพ็คเกจการเสนอราคาของผู้ขายซึ่งอาจรวมถึงหลักฐานการประกันเอกสารข้อมูลการติดต่อและการจัดอันดับเครดิต
วัตถุประสงค์ของข้อกำหนดการเสนอราคาคือเพื่อให้แน่ใจว่าการกำหนดราคาทั้งหมดที่ได้รับนั้นสำหรับงานเดียวกัน ตัวอย่างเช่นหากผู้ขายถูกถามเพียงการกำหนดราคาจิตรกรรมอาคารสำนักงานแห่งใหม่ผู้ขายแต่ละรายอาจสมมติจำนวนห้องที่แตกต่างกันจะเลือกสีของเขาเองจะตั้งสมมติฐานเกี่ยวกับจำนวนสีที่ควรใช้และอาจกำหนดลำดับเวลา ซึ่งอาจส่งผลให้การกำหนดราคาที่ไม่สามารถเปรียบเทียบได้อย่างถูกต้องและไม่ได้สะท้อนสิ่งที่ลูกค้าต้องการจริงๆ
ในกรณีนี้ข้อกำหนดการเสนอราคาจะกำหนดกรอบเวลาที่งานจะต้องเสร็จสิ้นครอบคลุมพื้นที่เป็นรูปสี่เหลี่ยมจัตุรัสและจำนวนสีที่จะใช้ ข้อกำหนดอาจระบุเพิ่มเติมว่าควรรวมงานตกแต่งหรือไม่ควรใช้ยี่ห้อและเงาใดของสีไม่ว่าจะเป็นผนังหรือไม่และวัสดุที่ใช้ทำผนัง สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้รับเหมาที่มีศักยภาพแต่ละรายสามารถเสนอราคาในข้อกำหนดเดียวกันที่แน่นอนเพื่อให้การกำหนดราคาสะท้อนความต้องการของลูกค้าอย่างแท้จริง
ข้อกำหนดประเภทอื่น ๆ มักจะรวมอยู่ในข้อกำหนดการเสนอราคาเช่นกัน ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจกำหนดให้ผู้ขายทุกรายมีความรับผิดและประกันค่าชดเชยแรงงาน บริษัท บางแห่งโดยเฉพาะอย่างยิ่งที่ดำเนินการหรือควบคุมโดยหน่วยงานของรัฐอาจต้องการให้ส่วนหนึ่งของการเสนอราคาแต่ละครั้งดำเนินการโดย บริษัท ที่เป็นเจ้าของหรือผู้เป็นเจ้าของรายย่อยหรือวัสดุที่มีคุณสมบัติตรงตามมาตรฐานด้านสิ่งแวดล้อม
ผู้ขายที่ตอบสนองต่อคำขอเสนอราคาจะต้องระบุพื้นที่ใด ๆ ที่พวกเขาไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดการเสนอราคาและอาจมีการเสนอราคาหนึ่งรายการที่ตรงกับข้อกำหนดพร้อมกับตัวเลือกอื่น โดยปกติแล้วการอธิบายสาเหตุและเพื่อระบุว่าผู้ขายต้องการทำอะไร ตัวอย่างเช่นธุรกิจอาจระบุแบรนด์ของสีเฉพาะ อย่างไรก็ตามหากผู้ขายมีส่วนลดกับแบรนด์ที่สามารถพิสูจน์ได้ว่าสามารถเทียบเคียงได้ผู้ขายอาจเสนอราคางานตามคุณสมบัติเดิมและยังเสนอการเสนอราคาครั้งที่สองที่แสดงการประหยัดต้นทุนที่เป็นไปได้โดยการสลับแบรนด์
