เงินสดย่อยเป็นเงินจำนวนเล็กน้อยที่พนักงานใช้ในธุรกิจหนึ่งสำหรับค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ จำนวนหนึ่งซึ่งมักจะอยู่ที่ประมาณ 50 ดอลลาร์สหรัฐ (USD) ในสหรัฐอเมริกา เจ้าหน้าที่การเงินหลายคนยอมรับว่าในบางกรณีมันไม่คุ้มค่า - ไม่ต้องพูดถึงการเสียเวลา - เพื่อตรวจสอบค่าใช้จ่ายในธุรกิจขนาดเล็ก การใช้งานทั่วไปบางอย่างสำหรับเงินสดย่อยรวมถึงการซื้อเครื่องใช้สำนักงานและการจ่ายเงินสำหรับอาหารบันเทิงการขนส่งในท้องถิ่นและค่าธรรมเนียมเบ็ดเตล็ดอื่น ๆ นอกจากนี้ยังสามารถใช้ในการชำระเงินคืนหรือเปลี่ยนแปลงลูกค้า โดยไม่คำนึงถึงการใช้งานของเอกสารมักจะต้องบัญชีสำหรับเงินเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการตรวจสอบที่อาจเกิดขึ้น
บางครั้งเรียกว่าบัญชีที่ไม่แน่นอนเงินจากกองทุนเงินสดย่อยสามารถนำมาใช้เพื่อชดเชยพนักงานสำหรับค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ผ่านมาหรือสามารถตั้งสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่คาดหวัง เงินมักจะได้รับอนุญาตให้ใช้เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงกับลูกค้าที่ซื้อสินค้าหรือบริการจากธุรกิจเช่นกัน นอกจากนี้เงินสดย่อยมักใช้กับเครื่องใช้สำนักงานหรือของใช้ในห้องปฏิบัติการ แต่มักไม่ได้มีไว้สำหรับการซื้อสิ่งของชิ้นใหญ่ แต่มักใช้กับสิ่งที่อาจเกิดขึ้นเช่นกระดาษและปากกา นอกจากนี้แผนกวิชาการของมหาวิทยาลัยหลายแห่งที่ใช้วิชามนุษย์ในการศึกษาของพวกเขาคืนเงินให้แก่วิชาโดยใช้เงินสดย่อย
โดยทั่วไปค่าใช้จ่ายนอกกระเป๋าส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นจากพนักงานในระหว่างการดำเนินธุรกิจจะมีสิทธิ์ได้รับการชดเชยเงินสดย่อยขึ้นอยู่กับนโยบายเฉพาะของนายจ้าง พนักงานของธุรกิจบางแห่งมักจ่ายค่าเดินทางในท้องถิ่นรวมถึงรถบัสแท็กซี่หรือรถไฟใต้ดินซึ่งพวกเขาสามารถได้รับเงินคืน กิจกรรมสำนักงานเช่นการประชุมพนักงานหรือปาร์ตี้สามารถรับเงินด้วยเงินสดย่อยได้เช่นเดียวกับมื้ออาหารเชิงธุรกิจและความบันเทิงราคาไม่แพงอื่น ๆ
มีข้อ จำกัด และข้อยกเว้นบางประการเกี่ยวกับการใช้กองทุนเงินสดย่อย ตัวอย่างเช่นโดยทั่วไปจะไม่ได้รับอนุญาตให้ใช้เป็นเงินทุนในการตรวจสอบหรือเป็นแหล่งสำหรับการจ่ายเงินเดือนล่วงหน้า หากธุรกิจตั้งอยู่ในสหรัฐอเมริกาอาจมีการยกเว้นภาษีขายบางรายการด้วยเช่นกันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐ นอกจากนี้จำนวนเงินในบัญชีเงินสดย่อยอาจเพิ่มขึ้นหรือลดลงตามความจำเป็นขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กร
โดยทั่วไปพนักงานกำกับดูแลของธุรกิจได้รับมอบหมายเป็นผู้รับฝากเงินสดย่อยและการบำรุงรักษากองทุนจำเป็นต้องมีเอกสารที่ถูกต้องเพื่อวัตถุประสงค์ทางการบัญชี ตัวอย่างเช่นเป็นความคิดที่ดีสำหรับพนักงานที่จะใช้แบบฟอร์มคำขอและใบเสร็จรับเงินแยกรายการเมื่อจัดการเงินสดย่อย แบบฟอร์มเหล่านี้หรือที่เรียกว่าบัตรกำนัลเงินสดย่อยมีจำหน่ายทั่วไปที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน
