รายงานการประชุมเป็นบัญชีของการประชุมอย่างเป็นทางการโดยปกติแล้วจะเป็นคณะกรรมการของ บริษัท หรือหน่วยงานของรัฐ อย่างไรก็ตามกลุ่มอาสาสมัครหลายคนยังเก็บนาทีของการประชุมเพื่อทำบัญชีประวัติศาสตร์ของบันทึกการตัดสินใจและตั๋วเงินทั้งหมด โดยทั่วไปแล้วจะมีการบันทึกนาทีโดยบุคคลหนึ่งคนและอนุมัติในการประชุมคณะกรรมการครั้งถัดไปเมื่อสมาชิกทุกคนในคณะกรรมการมีโอกาสทบทวนและแก้ไขใด ๆ
เวลาส่วนใหญ่รายงานการประชุมเป็นบัญชีทางเทคนิคและข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้นจริงในการประชุม โดยทั่วไปแล้วการอนุมัตินาทีมักจะมีการอภิปรายน้อยมากหรือไม่มีเลย อย่างไรก็ตามในบางกรณีเช่นหากมีปัญหาที่ถกเถียงกันอย่างมากหรือมีข้อผิดพลาดอาจมีการอภิปรายเป็นจำนวนมาก โดยปกติแล้วสมาชิกส่วนใหญ่เห็นด้วยกับสิ่งที่ควรบอก พวกเขาจะไม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกอย่างเป็นทางการจนกว่าพวกเขาจะได้รับอนุมัติจากคณะกรรมการ
รูปแบบของรายงานการประชุมอาจแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร แต่โดยทั่วไปแล้วจะอยู่ข้างหน้า มันเริ่มต้นด้วยการแสดงรายการประชุมร่างกายให้วันที่และเวลาของการประชุมสมาชิกที่เข้าร่วมและเสนอทบทวนสั้น ๆ ของแต่ละวาระและบันทึกการลงคะแนนถ้ามีถ่ายสำหรับแต่ละรายการ นอกจากนี้ยังจะบันทึกเวลาของการเลื่อนและมักจะแสดงรายการวันที่และเวลาของการประชุมครั้งต่อไป
รายงานการประชุมจัดทำโดยบุคคลที่ได้รับมอบหมายเป็นเลขานุการ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์อาจเป็นหรือไม่ได้เป็นสมาชิกของบอร์ด หากไม่ใช่สมาชิกของคณะกรรมการงานทั้งหมดของเลขานุการจะต้องจดบันทึก หากเป็นสมาชิกของคณะกรรมการงานจะค่อนข้างยากเพราะอาจถูกคาดหวังให้มีส่วนร่วมในการอภิปรายและลงคะแนนนอกเหนือจากการจดบันทึก โดยทั่วไปสำหรับหน่วยงานของรัฐหรือ บริษัท เลขานุการจะไม่เป็นสมาชิกของคณะกรรมการ สำหรับองค์กรอาสาสมัครโดยปกติแล้วเลขานุการจะอยู่ในคณะกรรมการและพิจารณาเจ้าหน้าที่ประจำคณะ
รายงานการประชุมอาจแตกต่างจากบัญชีอื่น ๆ ของการประชุมเช่นที่พบในหนังสือพิมพ์ในนาทีนั้นเป็นไปตามลำดับเหตุการณ์ในธรรมชาติ รายงานแต่ละรายการในนาทีตามลำดับที่เกิดขึ้น หากการประชุมครอบคลุมในหนังสือพิมพ์นักข่าวมักจะเริ่มเขียนเกี่ยวกับประเด็นที่ถือว่าน่าสนใจมากที่สุด ปัญหาอื่น ๆ อาจหรือไม่อาจครอบคลุมขึ้นอยู่กับความสำคัญของพวกเขา ควรสังเกตว่าแต่ละประเภทบัญชีรายงานการประชุมและบทความในหนังสือพิมพ์นั้นถูกต้องตามลักษณะเฉพาะของมัน
