ค่าใช้จ่ายเงินเดือนเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการเตรียมและการจ่ายเงินเดือนซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการชดเชยให้กับพนักงานสำหรับบริการของพวกเขา มีองค์ประกอบสำคัญหลายประการที่จัดเป็นค่าใช้จ่ายเงินเดือนนอกเหนือจากจำนวนเงินจริงของการจ่ายสุทธิที่ส่งต่อให้กับพนักงาน บางส่วนเกี่ยวข้องกับแรงงานและวัสดุที่ใช้ในการจัดทำเงินเดือนในขณะที่ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ จะต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลเกี่ยวกับการหัก ณ ที่จ่าย ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเช่นการจัดหาสิ่งจูงใจและผลประโยชน์ให้กับพนักงานจะได้รับการพิจารณาว่าเป็นตัวอย่างของค่าใช้จ่ายเงินเดือนด้วย
ค่าใช้จ่ายเงินเดือนขั้นพื้นฐานที่สุดคือจำนวนเงินสดที่จ่ายให้กับพนักงาน จำนวนนี้ประกอบด้วยสิ่งที่เหลืออยู่หลังจากหักภาษี ณ ที่จ่ายที่จำเป็นใด ๆ ซึ่งหักจากเงินเดือนหรือค่าจ้างของพนักงาน ตัวเลขอาจรวมถึงค่าคอมมิชชั่นหรือการจ่ายโบนัสที่เกิดจากพนักงานหักภาษีหรือหัก ณ ที่จ่ายอื่น ๆ ที่อาจมีผล
นอกเหนือจากการจ่ายสุทธิให้แก่พนักงานแล้วค่าใช้จ่ายเงินเดือนยังรวมภาษีใด ๆ ที่ถูกหักในนามของพนักงานด้วย ภาษีเหล่านี้อาจรวมภาษีของรัฐบาลกลางรัฐและท้องถิ่นขึ้นอยู่กับโครงสร้างภาษีที่มีอยู่ในพื้นที่ซึ่งเป็นที่ตั้งของธุรกิจ โดยทั่วไป บริษัท จะถูกคิดค่าใช้จ่ายด้วยการคำนวณจำนวนภาษีของนายจ้างที่ต้องส่งพร้อมกับจำนวนเงินที่หักภาษีสำหรับพนักงานโดยใช้สูตรที่จัดทำโดยหน่วยงานด้านภาษีที่เกี่ยวข้อง
อีกตัวอย่างหนึ่งของค่าใช้จ่ายเงินเดือนเกี่ยวข้องกับแผนประกันสุขภาพและบำเหน็จบำนาญที่ให้แก่พนักงานโดยเป็นส่วนหนึ่งของค่าตอบแทน ในบางสถานการณ์ค่าใช้จ่ายของการประกันสุขภาพที่ใช้ร่วมกันกับพนักงานที่มีร้อยละของค่าใช้จ่ายทั้งหมดหักจากค่าจ้างขั้นต้นของพนักงานและส่วนที่เหลือจ่ายโดยนายจ้าง วิธีการเดียวกันอาจถูกนำมาใช้ในแผนเงินบำนาญซึ่งมีทั้งพนักงานและนายจ้างทำการสมทบในแต่ละรอบการจ่ายเงิน มีธุรกิจที่รับภาระค่าใช้จ่ายทั้งหมดในการทำประกันสุขภาพบำนาญและผลประโยชน์อื่น ๆ โดยเลือกที่จะไม่หักค่าใช้จ่ายส่วนใดส่วนหนึ่งจากการจ่ายเงินของพนักงาน
นอกจากการหักภาษี ณ ที่จ่ายและค่าใช้จ่ายต่างๆแล้วค่าใช้จ่ายเงินเดือนยังรวมถึงค่าใช้จ่ายจริงที่เกี่ยวข้องในการจัดทำและเก็บรักษาบันทึกเงินเดือน ต้นทุนของแรงงานที่เกี่ยวข้องเป็นตัวอย่างของต้นทุนเพิ่มเติมเหล่านี้ ในกรณีที่ฟังก์ชั่นการจ่ายเงินเดือนเป็นองค์กรภายนอกค่าธรรมเนียมใด ๆ ที่ประเมินโดยบริการบัญชีเงินเดือนจะถือเป็นค่าใช้จ่ายเงินเดือน วันนี้หลาย บริษัท เลือกที่จะใช้บริการประมวลผลเงินเดือนเพื่อรักษาต้นทุนโดยรวมของบัญชีเงินเดือนให้ต่ำที่สุด
