ทุกองค์กรที่ซื้อสินค้าหรือบริการมี กระบวนการจัดซื้อที่ ได้มาตรฐานวิธีการที่ใช้ในการรับสิ่งของเหล่านั้น ขั้นตอนเหล่านี้ครอบคลุมทุกด้านของวงจรการจัดหารวมถึงการเลือกผู้จัดหาการเจรจาสัญญาการสั่งซื้อการสั่งซื้อและการชำระเงิน บริษัท ทั้งหมดมีขั้นตอนการจัดซื้อและใช้ในการควบคุมกิจกรรมการใช้จ่ายตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอนุมัติที่เหมาะสมและลดความเสี่ยงของการจ่ายเงินมากเกินไป กิจกรรมการจัดซื้อหรือการจัดซื้อครอบคลุมกิจกรรมการใช้จ่ายทั้งหมดไม่รวมเงินเดือนและมักแสดงถึงมากกว่า 50 เปอร์เซ็นต์ของค่าใช้จ่ายทั้งหมด
แรงผลักดันหลักสำหรับการพัฒนากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคือการควบคุมการใช้จ่ายทั้งหมด ขั้นตอนจริงที่ใช้อาจแตกต่างกันเล็กน้อย แต่จะคล้ายกัน กระบวนการอนุมัติที่เหมาะสมมักจะเกี่ยวข้องกับการแยกงานและการมีส่วนร่วมของผู้จัดการอาวุโสสำหรับการทำธุรกรรมที่จะมีราคาสูงกว่าราคาเฉพาะ ขั้นตอนการจัดหามาตรฐานอื่นคือการ จำกัด การเข้าถึงแบบฟอร์มคำสั่งซื้อและต้องได้รับอนุญาตจากผู้จัดการที่ไม่ใช่ผู้ใช้สินค้า การแยกของผู้รับสินค้าและการอนุมัติได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานอาวุโสทราบถึงการสั่งซื้อและสามารถยืนยันได้ว่าวัสดุจำเป็นต้องใช้และจะถูกใช้เพื่อจุดประสงค์ที่เหมาะสม
ขั้นตอนการจัดหาทั่วไปอีกอย่างหนึ่งคือการสร้างรายการสั้น ๆ ของผู้ขายที่ได้รับอนุมัติล่วงหน้าสำหรับสินค้าเฉพาะ ผู้ขายจะถูกเพิ่มเข้าไปในรายการผ่านกระบวนการประมูลที่ดำเนินการตามกำหนดเวลา กระบวนการนี้ถูกออกแบบมาให้มีความโปร่งใสและเพื่อให้ บริษัท มีโอกาสได้รับส่วนลดในราคาเพื่อให้ได้มาตรฐานคุณภาพและเพื่อให้มั่นใจว่าการส่งมอบตรงเวลา
ความเสี่ยงของ บริษัท ที่ไม่มีขั้นตอนการจัดซื้อที่เหมาะสมนั้นเกินความจริงความล้มเหลวในการบรรลุมูลค่าที่ดีและการฉ้อโกงการจัดซื้อ หลายคนที่ไม่มีการฝึกอบรมด้านการบัญชีหรือการจัดซื้อใด ๆ ต้องทำตามขั้นตอนที่เกี่ยวข้องในคำขอซื้อ อย่างไรก็ตามกระบวนการเหล่านี้ออกแบบมาเพื่อประหยัดทั้งเวลาและเงิน
ขั้นตอนการจัดหาทั่วไปอื่น ๆ รวมถึงการกำหนดเกณฑ์มูลค่าที่ก่อให้เกิดกิจกรรมการจัดหาที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นการซื้อที่มีราคาสูงกว่าจำนวนที่กำหนดอาจต้องมีคำสั่งซื้อเพื่อขออนุมัติโดยการจัดการสองระดับ คำสั่งซื้อสำหรับราคาที่สูงขึ้นมากอาจต้องมีการออกข้อเสนอ
ในบางกรณี บริษัท อาจจำเป็นต้องปกป้องสัญญาการจัดซื้อ หากผู้ขายที่เข้าร่วมในกระบวนการเสนอราคารู้สึกว่าพวกเขาไม่ได้รับโอกาสที่เป็นธรรมในการแข่งขันสามารถยื่นฟ้องได้ กฎหมายสัญญาเป็นแหล่งที่มาของกิจกรรมทางกฎหมายจำนวนมากและ บริษัท ที่มีขั้นตอนการจัดซื้อที่แข็งแกร่งอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดเพื่อปกป้องการตัดสินใจทางธุรกิจของพวกเขา
