จดหมายเสนอเป็นจดหมายปะหน้าซึ่งรวมอยู่ในข้อเสนอทางธุรกิจเพื่อแนะนำผู้คนถึงลักษณะของข้อเสนอและ บริษัท ที่ทำข้อเสนอ เช่นเดียวกับจดหมายสมัครงานประเภทอื่นจดหมายเสนองานได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ผู้อ่านคุ้นเคยกับข้อมูลที่จำเป็นอย่างรวดเร็วในขณะเดียวกันก็ทำให้ผู้อ่านเชื่อว่าผู้เขียนจดหมายเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับงาน ในบางกรณีจดหมายข้อเสนอจะต้องเป็นไปตามรูปแบบและสไตล์ที่เฉพาะเจาะจงในขณะที่ในกรณีอื่น ๆ อาจเป็นรูปแบบอิสระมากขึ้น
จดหมายข้อเสนอทั่วไปรวมถึงการอภิปรายสั้น ๆ ของปัญหาข้อเสนอมีวัตถุประสงค์เพื่อที่อยู่และภาพรวมของข้อมูลสำคัญในข้อเสนอ จดหมายเสนอมักจะรวมเวลาและค่าใช้จ่ายโดยประมาณพร้อมกับคำอธิบายสั้น ๆ ว่าข้อเสนอนั้นจะทำงานอย่างไร จดหมายข้อเสนออาจระบุรายละเอียดประสบการณ์คุณสมบัติและการรับรองของบุคคลหรือ บริษัท ที่ให้ข้อเสนอและอาจรวมถึงประวัติ บริษัท และข้อมูลพื้นฐานเช่นกัน ตลอดทั้งเอกสารมีน้ำเสียงโน้มน้าวใจซึ่งถูกออกแบบมาเพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านทบทวนเอกสารข้อเสนอที่แนบมา
มีหลายบริบทที่อาจมีการเขียนจดหมายข้อเสนอ เมื่อ บริษัท หรือหน่วยงานยื่นคำร้องขอข้อเสนอ (RFP) ผู้คนที่ตอบสนองต่อ RFP มักจะเขียนจดหมายข้อเสนอพร้อมการส่ง RFP มักจะมีแนวทางข้อเสนอที่จะทำให้คนมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับสิ่งที่ควรรวมอยู่ในจดหมายข้อเสนอตั้งแต่คุณสมบัติของผู้เขียนไปจนถึงการประเมินค่าใช้จ่ายที่จะมีส่วนร่วม หนังสืออ้างอิงที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจมักจะมีตัวอย่างข้อเสนอหลายอย่างเพื่อให้ผู้อ่านสามารถทำความคุ้นเคยกับการเขียนข้อเสนอก่อนที่จะต้องเขียนข้อเสนออย่างเป็นทางการ
จดหมายข้อเสนอบางฉบับไม่ได้รับการร้องขอ บริษัท อาจใช้ข้อเสนอขายผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าใหม่เนื่องจากการสื่อสารทางไปรษณีย์อาจมีราคาไม่แพงและคุ้มค่ามาก ตัวอย่างเช่นผู้ผลิตซอฟต์แวร์สำนักงานสามารถส่งจดหมายจำนวนมากไปยังสำนักงานจำนวนมากและคาดว่าจะมีความสนใจอย่างน้อยจาก บริษัท ที่จะตอบสนองต่อคำสั่งซื้อหรือขอข้อมูลเพิ่มเติม จดหมายข้อเสนอที่ไม่พึงประสงค์มีแนวโน้มที่จะเป็นแบบทั่วไปมากขึ้นเพื่อให้สามารถส่งไปให้คนจำนวนมากได้
มันอาจเป็นเรื่องยากที่จะเกิดขึ้นกับแม่แบบข้อเสนอที่สามารถใช้ในการตอบสนองต่อคำขอสำหรับข้อเสนอเพราะแต่ละคำขอและแต่ละข้อเสนออาจแตกต่างกันมาก โดยทั่วไปแล้วการวิจัยจำนวนมากจำเป็นต้องดึงข้อเสนอเข้าด้วยกันและภาษาจะต้องได้รับการปรับแต่งเป็นพิเศษสำหรับผู้อ่าน อย่างไรก็ตามมันสามารถช่วยในการรวบรวมโครงร่างพื้นฐานที่ใช้ในการเขียนข้อเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าทุกแง่มุมที่จำเป็นของข้อเสนอนั้นได้รับการคุ้มครองอย่างเต็มที่ ธุรกิจควรเก็บสำเนาของข้อเสนอเดิมและจดหมายข้อเสนอโดยจดบันทึกข้อเสนอที่ประสบความสำเร็จเพื่อใช้ในการพัฒนาข้อเสนอในอนาคต
