นายจ้างทุกคนไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ต้องจัดให้มีการจ่ายค่าจ้างค่าคอมมิชชั่นและเงินเดือนให้กับพนักงานเป็นระยะ งานที่ซับซ้อนในสหรัฐอเมริกาการจัดทำบัญชีเงินเดือนขององค์กรประกอบด้วยงานที่แตกต่างกันจำนวนมากรวมถึงการตรวจสอบการชดเชยเนื่องจากพนักงานการคำนวณรายได้และภาษีเงินเดือนที่จะถูกหักออกจากการจ่ายเงินและการคำนวณจำนวนเงินอื่น ๆ . แม้ว่างานทางโลกที่เห็นได้ชัดว่าองค์ประกอบพื้นฐานยังคงไม่เปลี่ยนแปลงจากหนึ่งสัปดาห์ไปอีกการเตรียมเงินเดือนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของธุรกิจใด ๆ เพราะปัญหาเกี่ยวกับเงินเดือนทำให้ขวัญกำลังใจของพนักงานลดลงอย่างมาก
องค์ประกอบแรกของการเตรียมการจ่ายเงินเดือนที่เหมาะสมคือการกำหนดจำนวนพนักงานแต่ละคนที่จะต้องจ่าย พนักงานที่ได้รับเงินเดือนนั้นง่ายที่สุดในการจ่ายเพราะพวกเขาได้รับจำนวนเท่ากันทุกสัปดาห์ โดยทั่วไปแล้วพนักงานรายชั่วโมงจะบันทึกเวลาที่เริ่มต้นและสิ้นสุดงานในระบบจับเวลาและบันทึกเหล่านี้ใช้ในการคำนวณค่าจ้าง ปัจจัยที่ซับซ้อนในการคำนวณค่าจ้างรายชั่วโมงคือค่าล่วงเวลาจ่ายเฉพาะพนักงานรายชั่วโมง แต่ในอัตราที่สูงกว่าค่าจ้างปกติ โดยปกติแล้วพนักงานที่รับหน้าที่จะได้รับเงินตามยอดขายของพวกเขาซึ่งกำหนดให้ตัวเลขยอดขายที่เกี่ยวข้องสำหรับพนักงานขายแต่ละคนจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชีเงินเดือนในเวลาที่เหมาะสม การคำนวณค่าคอมมิชชั่นอาจมีความซับซ้อนเมื่อพนักงานขายทำงานร่วมกันในการขายและแบ่งค่าคอมมิชชันเช่นเดียวกับอัตราค่าคอมมิชชันที่แตกต่างกันสำหรับผลิตภัณฑ์ต่างๆ
นายจ้างบางรายยังเพิ่มเงินค่าจ้างของพนักงานในรูปแบบของโบนัสเงินวันหยุดพักผ่อนวันหยุดและเงินป่วยซึ่งต้องเสียภาษีและจ่ายค่าใช้จ่ายทางธุรกิจซึ่งโดยทั่วไปจะไม่ต้องเสียภาษี การปรับอื่น ๆ สำหรับการจ่ายเงินของพนักงานที่อาจดำเนินการผ่านเงินเดือนคือการชำระคืนค่าใช้จ่ายในการเคลื่อนย้ายและการชำระเงินค่ารถยนต์และน้ำมันเบนซิน นอกจากนี้ยังมีการเตรียมการที่แตกต่างกันเพื่อทำให้ค่าตอบแทนของพนักงานขายประจำเพื่อช่วยพวกเขาจัดการกับความสุดขั้วของการจ่ายเงินสูงและต่ำเป็นระยะซึ่งเป็นลักษณะการชดเชยของพนักงานขายที่ได้รับมอบหมาย
เมื่อตรวจสอบรายได้สำหรับพนักงานแต่ละคนแล้วจะต้องคำนวณการหัก ณ ที่จ่ายและการหักเงิน ภาษีเงินเดือนสำหรับประกันสังคม, Medicare, การว่างงาน, ความพิการและค่าตอบแทนแรงงานจะต้องถูกหักจากการจ่ายเงินทุกครั้งภายใต้ข้อกำหนดและข้อ จำกัด ตามกฎหมายและภาษีรายได้จะต้องถูกหักจากการจ่ายของพนักงานทุกคนที่จ่ายเงินเกินกว่าเกณฑ์ตามกฎหมาย การหักเงินโดยสมัครใจเช่นเบี้ยประกันสุขภาพเงินสมทบบัญชีออมทรัพย์เกษียณอายุบัญชีการใช้จ่ายที่ยืดหยุ่นและรายการอื่น ๆ องค์ประกอบที่สำคัญของการจัดทำบัญชีเงินเดือนคือการพิจารณาว่าจะมีการปรับใดไม่ว่าจะเป็นการหักภาษีหรือส่วนเพิ่มเติมก่อนการคำนวณและการหักภาษี ณ ที่จ่ายและหลังจากนั้น ข้อผิดพลาดในการตัดสินใจนี้อาจนำไปสู่ปัญหาทางภาษีของพนักงาน
เมื่อจัดทำบัญชีเงินเดือนครบถ้วนแล้วจะต้องดำเนินการ การประมวลผลเงินเดือนและการผลิตได้กลายเป็นกระบวนการอัตโนมัติสูงในสหรัฐอเมริกาด้วยการจ่ายเงินเดือนจำนวนมากที่ดำเนินการโดยผู้รับเหมาบุคคลที่สาม ไม่ว่าจะทำในบ้านหรือโดยผู้รับเหมาบุคคลที่สามกระบวนการสร้างเช็คเงินเดือนกระดาษรวมถึงเงินฝากโดยตรงไปยังบัญชีธนาคารของพนักงาน นอกจากนี้การเตรียมการจ่ายเงินเดือนรวมถึงการสร้างงบรายละเอียดและสรุปสำหรับการฝากเงินจำนวนที่จำเป็นเพื่อให้ครอบคลุมการตรวจสอบและเงินฝากโดยตรงเช่นเดียวกับภาษีและการชำระเงินอื่น ๆ ให้กับหน่วยงานราชการหรือผู้ให้บริการประกันภัยที่เหมาะสม ผู้รับผิดชอบในการจัดทำบัญชีเงินเดือนจะต้องให้ข้อมูลนี้แก่ฝ่ายการเงินหรือฝ่ายบัญชีของนายจ้างซึ่งมีหน้าที่เพื่อให้แน่ใจว่าเงินทุนที่จะจ่ายให้พนักงานมีอยู่และนำไปฝากอย่างถูกต้อง การประมวลผลเงินเดือนยังรวมถึงการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงบการเงินประจำงวดของ บริษัท และการผลิตงบภาษีสิ้นปีของพนักงาน เงินเดือนแต่ละรายการไม่ซ้ำกันและต้องจัดเตรียมอย่างเหมาะสมและทั่วถึงก่อนที่จะสามารถดำเนินการได้ไม่ว่าจะเป็นในบ้านหรือโดยบุคคลที่สาม
