ข้อเสนอเป็นเครื่องมือทั่วไปในโลกธุรกิจ มักใช้เป็นวิธีการประมูลสัญญาหรือสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าใหม่กระบวนการเขียนข้อเสนอเป็นหัวข้อของหนังสือและคู่มือมากมายที่กล่าวถึงกระบวนการขาย โชคดีที่มันเป็นไปได้ที่จะมีส่วนร่วมในการเขียนข้อเสนอได้สำเร็จโดยปฏิบัติตามแนวทางง่ายๆไม่กี่ข้อ
เมื่อเขียนข้อเสนอไม่ว่าในรูปแบบใดให้ทำการวิจัยภูมิหลังของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ค้นหาระยะเวลาที่พวกเขาอยู่ในธุรกิจจำนวนที่ตั้งที่พวกเขาทำงานรายได้เฉลี่ยต่อปีของพวกเขาและบางทีองค์กรการกุศลประเภทใดที่ บริษัท มีแนวโน้มที่จะให้การสนับสนุนไม่ว่าจะเป็นกิจการหรือผ่านผู้บริหาร การสร้างพื้นฐานให้ตัวเองในวัฒนธรรมทั่วไปของลูกค้าจะทำให้ง่ายต่อการปรับแต่งข้อความของคุณเพื่อให้สอดคล้องกับ บริษัท และเพิ่มโอกาสในการถูกเลือกให้เป็นผู้ขายที่เลือกได้
ใช้ประโยชน์จากข้อมูลใด ๆ และทั้งหมดที่รวบรวมโดยตรงจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าเมื่อเขียนข้อเสนอ บ่อยครั้งที่ธุรกิจที่กำลังมองหาผู้ขายจะออกสิ่งที่เรียกว่าคำขอเสนอหรือ RFP RFP เป็นเอกสารที่มีค่าต่อผู้จัดหาที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานกับ บริษัท ผู้ออกหลักทรัพย์ซึ่งมักจะมีข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับรูปแบบการจัดเรียงข้อมูลและแม้แต่ชนิดของข้อมูลที่จะต้องรวมอยู่ในเนื้อความของ ข้อเสนอ.
โปรดทราบว่ารูปแบบที่แท้จริงของ RFP จะแตกต่างจากสถานการณ์หนึ่งไปอีกสถานการณ์หนึ่ง คำร้องขอข้อเสนอบางอย่างนั้นสั้นและอนุญาตให้ผู้ตอบแบบสอบถามมีเวลามากในแง่ของการจัดระเบียบและเนื้อหา อย่างไรก็ตามมันเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นสำหรับ RFP ที่จะให้คำแนะนำเฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามจดหมายเพื่อให้ข้อเสนอได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง บ่อยครั้งที่ RFP จะระบุรูปแบบข้อเสนอและอาจเป็นไปได้ที่จะให้แม่แบบข้อเสนอที่ต้องใช้
เมื่อเขียนข้อเสนอเพื่อตอบสนองต่อ RFP ที่ครอบคลุมจะต้องใช้ความระมัดระวังอย่างยิ่งในการตอบคำถามใด ๆ ที่รวมอยู่ในเอกสารนั้นอย่างรัดกุม แม้ว่าจะไม่มีเทมเพลตอยู่ แต่ก็ควรใช้ RFP เป็นเทมเพลตและใช้คำถามเป็นส่วนหัวสำหรับแต่ละส่วนของข้อเสนอที่เสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้จะทำให้ง่ายขึ้นสำหรับผู้ออก RFP ในการค้นหาคำตอบแต่ละรายการได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากมีการนำเสนอตามลำดับทั่วไปเช่นเดียวกับคำขอที่ทำในเอกสารต้นทาง
มีสถานการณ์ที่ RFP เป็นเอกสารที่ไม่เป็นทางการมากเช่นคำขอหนึ่งหน้าซึ่งไม่มีอะไรมากไปกว่ารายการคำถามและคำแนะนำในการส่งข้อเสนอ นี่คือจุดที่การใช้งานวิจัยที่คุณทำในช่วงต้นจะทำให้โลกแตกต่างจากข้อเสนอสุดท้าย หากไม่มีแนวทางเฉพาะในมือคุณจะต้องมองหาตัวอย่างข้อเสนอที่คุณคิดว่าเหมาะสมกับวัฒนธรรมองค์กรของลูกค้าและจัดทำแนวคิดข้อเสนอเหล่านั้นเพื่อให้พวกเขาทำตามคำแนะนำเล็กน้อยที่ระบุไว้ใน RFP ที่ไม่เป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแม้ว่าคำถามทั่วไปและค่อนข้างคลุมเครือคุณจะพบวิธีที่จะให้คำตอบที่ผูกกับงานของลูกค้าโดยตรงและสิ่งที่ บริษัท ของคุณเสนอเพื่อช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จในการทำงาน
โปรดจำไว้เสมอว่าการเขียนข้อเสนอไม่ได้เกี่ยวกับการสร้างรูปแบบที่ยอดเยี่ยมที่คุณคิดว่าเหมาะ โฟกัสไม่ได้อยู่ที่สิ่งที่คุณพิจารณาว่าเป็นข้อเสนอที่ยอดเยี่ยม แต่สิ่งที่ลูกค้าจะคิดว่าเป็นการตอบสนองที่สมบูรณ์แบบต่อคำขอของพวกเขา บางครั้งนี้หมายถึงการก้าวออกนอกเขตความสะดวกสบายของคุณและทำให้ตัวเองอยู่ในรองเท้าของลูกค้านานพอที่จะเห็นกระบวนการจากมุมมองของพวกเขา แม้ว่าสิ่งนี้จะเป็นสิ่งที่ท้าทายการหารายได้ทางธุรกิจนั้นคุ้มค่ากับความพยายาม
