เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการกิจกรรมคือการมอบหมายงานเลือกสถานที่ที่เหมาะสมวางแผนสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิดและตอบสนองต่อบุคคลสำคัญ ขึ้นอยู่กับขนาดของเหตุการณ์ผู้จัดการเหตุการณ์อาจต้องการความช่วยเหลือเพื่อลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาด การเลือกสถานที่ที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเนื่องจากปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้เกี่ยวข้องกับสถานที่จัดงาน ผู้จัดการเหตุการณ์ควรมีแผนฉุกเฉินและทดสอบอุปกรณ์ทั้งหมดล่วงหน้า บุคคลสำคัญเช่นลำโพงผู้ให้ความบันเทิงและนักแสดงควรได้รับการพิจารณาและจัดเตรียมเพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักของตาราง
การมอบหมายงานเป็นกุญแจสำคัญสำหรับการจัดการเหตุการณ์ที่ประสบความสำเร็จเพราะช่วยให้มั่นใจได้ว่าครอบคลุมทุกด้านของกิจกรรม ผู้จัดการเหตุการณ์ควรมีทีมที่ได้รับการฝึกอบรมมาแล้วซึ่งจะตรวจสอบว่าทุกอย่างได้รับการยอมรับและพร้อมที่จะรับมือกับปัญหา สำหรับกิจกรรมขนาดเล็กการมีผู้ช่วยแทนที่จะเป็นทีมจัดการเหตุการณ์อาจใช้งานได้มากกว่า
การเลือกสถานที่จัดงานคือการตัดสินใจที่สามารถสร้างหรือทำลายเหตุการณ์ หากลูกค้าไม่มีสถานที่ในใจผู้จัดการเหตุการณ์จะต้องค้นหาสิ่งที่ลูกค้าคาดหวังจำนวนสถานที่ควรจัดขึ้นและหากมีข้อควรพิจารณาเป็นพิเศษ ตัวอย่างเช่นการประชุมเชิงปฏิบัติการอาจต้องใช้พื้นที่มากขึ้นเนื่องจากจำเป็นต้องใช้โต๊ะและเก้าอี้ในขณะที่กิจกรรมการพูดอาจมีขนาดเล็กลง ข้อควรพิจารณาพิเศษบางประการที่อาจต้องพิจารณา ได้แก่ พื้นที่สำหรับให้บริการอาหารการเข้าถึงคนพิการพื้นที่เต้นรำเฉพาะพื้นที่สำหรับผู้ให้ความบันเทิงและคุณลักษณะด้านความปลอดภัยสำหรับเทคนิคพิเศษเช่นดอกไม้ไฟ
ต้องมีการวางแผนฉุกเฉินสำหรับทุกสิ่งที่อาจผิดพลาดได้เช่นอุปกรณ์ขัดข้องลำโพงสายและสภาพอากาศเลวร้าย การสร้างแผนสำหรับแต่ละความล้มเหลวที่เป็นไปได้สามารถช่วยให้ผู้จัดการกิจกรรมยังคงสงบเมื่อพบปัญหา ในกรณีที่เกิดวิกฤตการสำรองข้อมูลจะมีอยู่แล้วและตัวเลือกต่างๆจะพร้อมใช้งาน
การจัดเลี้ยงให้กับบุคคลสำคัญเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการหลีกเลี่ยงความล่าช้าหรือการยกเลิก นี่อาจหมายถึงการหยิบลำโพงหรือผู้ให้ความบันเทิงจากสนามบินตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่พักของพวกเขาสะดวกสบายจัดทำบัญชีสำหรับพวกเขาในวันที่จัดงาน การตอบสนองความต้องการของผู้พูดหรือผู้ให้ความบันเทิงจะช่วยให้พวกเขาอยู่ได้เร็วขึ้นและเตรียมพร้อมทางจิตใจมากขึ้นสำหรับงาน
