ข้อกำหนดการเก็บรักษาระเบียนเงินเดือนแตกต่างกันอย่างมากจากเขตอำนาจศาลหนึ่งไปอีกเขตอำนาจศาลดังนั้นเจ้าของธุรกิจควรทำความคุ้นเคยกับกฎหมายในพื้นที่ของตน เอกสารบางอย่างที่อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้เป็นความกังวลเกี่ยวกับภาษีเงินเดือนผลประโยชน์ของพนักงานและบันทึกจำนวนชั่วโมงที่ทำงาน พวกเขาควรพิจารณาเก็บทั้งสำเนาดิจิตอลและบันทึกการจ่ายเงินเดือน ถ้าเป็นไปได้ควรเก็บเอกสารกระดาษไว้ในตู้กันไฟเพื่อป้องกันไม่ให้เอกสารเสียหาย
เป็นความคิดที่ดีที่จะทราบว่าต้องเก็บบันทึกบัญชีเงินเดือนเป็นเวลานานเท่าใด สิ่งนี้อาจแตกต่างจากประเทศหนึ่งไปยังอีกประเทศหนึ่งและมักจะถูกควบคุมโดยหน่วยงานรายได้ในท้องถิ่น ตามกฎแล้วบันทึกส่วนใหญ่จะต้องเก็บรักษาไว้ที่ใดก็ได้จากสี่ถึงสิบปีหลังจากการทำธุรกรรมเกิดขึ้น
เจ้าของธุรกิจควรกำหนดเร็กคอร์ดการจ่ายเงินเดือนที่เฉพาะเจาะจงด้วย สิ่งสำคัญบางอย่างอาจรวมถึงเอกสารที่พิสูจน์ว่าภาษีบางอย่างถูกหักจากค่าจ้างของพนักงาน บุคคลอาจต้องเก็บบันทึกที่แสดงจำนวนเงินที่เขาได้รับและจำนวนชั่วโมงทำงาน การเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนนี้สามารถช่วยในการพิสูจน์ว่าพนักงานได้รับเงินอย่างน้อยค่าแรงขั้นต่ำในท้องถิ่นหากมีอยู่ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยสร้างความสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานเด็กได้ถ้ามี
ตัวเลือกการเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนอื่น ๆ อาจรวมถึงค่าจ้างล่วงเวลาผลประโยชน์ของพนักงานจ่ายวันหยุดหรือจ่ายป่วย หากธุรกิจมีส่วนในกองทุนเพื่อการเกษียณอายุหรือจ่ายส่วนหนึ่งของเบี้ยประกันของพนักงานควรบันทึกเอกสารเกี่ยวกับสิ่งนี้ไว้ด้วย หากพนักงานได้รับค่าคอมมิชชั่นหัวหน้างานอาจจำเป็นต้องเก็บรักษารายงานการขายของ บริษัท ด้วย
ควรเก็บรักษาสำเนาบันทึกดิจิตอลและกระดาษไว้ นี่คือเพื่อให้มีไฟล์สำรองในกรณีที่ชุดระเบียนหนึ่งชุดถูกทำลาย ควรเก็บบันทึกดิจิตอลไว้ในอุปกรณ์เก็บข้อมูลแบบถอดได้เช่นฮาร์ดไดรฟ์สำรองดิสก์หรือแฟลชไดรฟ์นอกเหนือจากการเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ ควรทำสำเนากระดาษไว้ในตู้ป้องกันไฟซึ่งอยู่ในพื้นที่ที่ไม่เสี่ยงต่อการเกิดอุทกภัยเพราะสามารถช่วยให้เอกสารเหล่านี้ปลอดภัย
การเก็บรักษาบันทึกเงินเดือนเป็นส่วนสำคัญของการดำเนินงานปกติของธุรกิจใด ๆ การทำเช่นนี้เป็นเรื่องง่ายถ้างานถูกเก็บไว้เป็นประจำ การบันทึกเอกสารอย่างเป็นระเบียบและตามระยะเวลาที่กำหนดสามารถช่วยให้ผู้จัดการรู้สึกเสียใจอย่างมากในกรณีที่มีการตรวจสอบหรือการขายธุรกิจ
