มันคงเป็นการยากที่จะรักษาการควบคุมสินค้าคงคลังรวมถึงต้นทุนผลิตภัณฑ์โดยไม่มีระบบติดตามคำสั่งซื้อที่ดี คำสั่งซื้ออาจส่งทางไปรษณีย์แฟกซ์ส่งอีเมลหรือเรียกง่ายๆว่าผู้ขาย มีคำสั่งซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งโดยปกติจะอยู่ระหว่างธุรกิจรวมถึงแบบฟอร์มใช้ครั้งเดียวเช่นที่ใช้ในร้านค้าปลีก ธุรกิจบางแห่งใช้คำสั่งซื้อแบบครอบคลุมเพื่อติดตามการสั่งซื้อสำหรับผลิตภัณฑ์บางประเภท ระบบติดตามคำสั่งซื้อไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบใดควรได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ บริษัท ได้รับข้อมูลมากที่สุดในการตัดสินใจซื้อที่ดี
ใบสั่งซื้อเป็นเอกสารเชิงพาณิชย์ที่ บริษัท จัดซื้อส่งไปยัง บริษัท ผู้ขายที่ระบุผลิตภัณฑ์ปริมาณและราคา เป็นข้อตกลงและข้อเสนอทางกฎหมายในการซื้อผลิตภัณฑ์และ / หรือบริการ การติดตามใบสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการควบคุมภายในของ บริษัท
แบบฟอร์มใบสั่งซื้อควรแสดงวันที่สั่งซื้อและวันที่ต้องการวิธีการจัดส่งและชื่อผู้ขายและที่อยู่ มันจะต้องมีผลิตภัณฑ์ที่สั่งซื้อค่าใช้จ่ายสำหรับแต่ละรายการและราคารวม ควรรวมภาษีการขายด้วยถ้ามี แบบฟอร์มสั่งซื้ออิเล็กทรอนิกส์ในบาง บริษัท อาจเชื่อมโยงกับสินค้าคงคลังเพื่อรักษาสมดุลของผลิตภัณฑ์ในมือ
ก่อนอื่น บริษัท ต้องรู้ว่าสั่งอะไรบ้าง การขาดข้อมูลนี้อาจทำให้ บริษัท มีสินค้าคงคลังน้อยเกินไปและไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือสินค้าคงคลังมากเกินไปซึ่งเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่และลดกระแสเงินสด ระบบติดตามการสั่งซื้อที่ดีจะช่วยให้ บริษัท สามารถดูสิ่งที่สั่งซื้อและติดตามสถานะของการสั่งซื้อได้ทันที
บริษัท ที่ใช้ระบบติดตามคำสั่งซื้อลดความเป็นไปได้ของการฉ้อโกงของพนักงาน ตัวอย่างเช่นจำเป็นต้องมีหมายเลขที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับใบสั่งซื้อแต่ละรายการ สิ่งนี้จะลดโอกาสที่พนักงานจะสั่งซื้อสินค้าจากผู้ขายและใช้ผลิตภัณฑ์เพื่อประโยชน์ส่วนตัว
บ่อยครั้งที่ บริษัท จะใช้ระบบอัตโนมัติสำหรับการสร้างและติดตามคำสั่งซื้อ ด้วยวิธีนี้ บริษัท สามารถรักษาแคตตาล็อกสินค้าที่สามารถจัดเรียงตามผู้ขายผลิตภัณฑ์และราคา นอกจากนี้ระบบจะสร้างฐานข้อมูลเพื่อจัดเก็บรายการสินค้าคงคลังและปรับปรุงรายการนั้นอย่างต่อเนื่อง มีซอฟต์แวร์ที่จะสร้างแบบฟอร์มคำสั่งซื้อติดตามคำสั่งซื้อที่โดดเด่นและเสร็จสมบูรณ์และแม้แต่วิเคราะห์แนวโน้มการจัดซื้อเพื่อช่วยในการเจรจาราคากับผู้ขาย
ระบบติดตามการสั่งซื้อเป็นศูนย์กลางการจัดซื้อซึ่งหลีกเลี่ยงการทำซ้ำ ระบบอิเล็กทรอนิกส์จะจัดเตรียมฐานข้อมูลผู้จัดจำหน่ายและอนุญาตให้ส่งคำสั่งซื้อทางอีเมลเพื่อกำจัดเอกสารส่วนเกิน การจัดการคำสั่งซื้อช่วยให้ บริษัท สามารถควบคุมการสั่งซื้อและ จำกัด โอกาสในการถูกขโมย
