เวิร์กโฟลว์อธิบายขั้นตอนของกระบวนการ ในกรณีส่วนใหญ่คำนี้ใช้เพื่ออธิบายรูปแบบการทำงาน ตัวอย่างเช่นผู้จัดการใน บริษัท ประกันภัยที่หวังว่าจะปรับปรุงประสิทธิภาพอาจวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานซึ่งรวมถึงแผนกต่างๆที่มีการเคลมผ่านความเร็วของการเคลมผ่านและความราบรื่นในการสื่อสารระหว่างแผนกต่างๆ เมื่อผู้จัดการปฏิบัติการนำเวิร์กโฟลว์เขาหรือเธอกำลังแนะนำขั้นตอนใหม่ในการดำเนินงานรายวันขององค์กร เคล็ดลับที่ดีที่สุดสำหรับการนำเวิร์กโฟลว์ไปใช้มักจะรวมถึงแผนหรือรูปแบบที่กล่าวถึงข้อบกพร่องที่ผ่านมาการรวมเทคโนโลยีใหม่และการฝึกอบรมพนักงาน
เพื่อให้แน่ใจว่าการใช้เวิร์กโฟลว์ใหม่นั้นมีค่าในขณะที่ผู้จัดการควรทราบก่อนว่าระบบที่ผ่านมามีข้อบกพร่องอย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่เวิร์กโฟลว์ไม่ได้มีประสิทธิภาพเมื่อมันส่งผลให้เสียและค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น เสียเวลาระหว่างขั้นตอนของกระบวนการสื่อสารที่ไม่ชัดเจนระหว่างแผนกและชุดข้อมูลที่ขัดแย้งกันอาจเป็นอาการของรูปแบบเวิร์กโฟลว์ที่ทำงานผิดปกติ ปัญหาเหล่านี้ทำให้การผลิตช้าลงส่งผลให้มีการใช้แรงงานในทางที่ผิดและเทคโนโลยีที่ไม่ได้ใช้เพื่อให้ได้ผลดีที่สุด
ผู้จัดการที่ฝึกการใช้งานเวิร์กโฟลว์ควรแสดงรายการปัญหาที่มีอยู่และค้นหาตำแหน่งที่อยู่ในระบบปัญหาเหล่านี้จะเกิดขึ้น ในบางกรณีการสร้างโปรโตคอลใหม่สามารถลดจำนวนข้อผิดพลาดและอินสแตนซ์ของข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ประสิทธิภาพของกระบวนการมักจะสามารถปรับปรุงได้ด้วยการแนะนำเทคโนโลยีใหม่
เคล็ดลับหนึ่งที่ดีสำหรับผู้จัดการที่จัดการกับกระบวนการที่ซับซ้อนคือการแนะนำซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ วิธีการใช้งานเวิร์กโฟลว์นี้ต้องการผู้จัดการเพื่อสร้างแบบจำลองกระบวนการที่เขาหรือเธอสามารถเข้าสู่โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงเอกสารเทมเพลตและช่วยให้พวกเขาสามารถปรับแต่งอินเตอร์เฟสเพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมีประโยชน์อย่างยิ่งในบริบทที่เอกสารผ่านขั้นตอนที่คล้ายกันทุกวันช่วยให้เวิร์กโฟลว์เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพ
ด้วยการติดตั้งเวิร์กโฟลว์จำเป็นที่จะต้องฝึกอบรมพนักงาน ผู้จัดการหลายคนพบว่าคนงานส่วนใหญ่ยอมรับโมเดลเวิร์กโฟลว์ใหม่หากพวกเขาเข้าใจว่าโมเดลใหม่มีประสิทธิภาพมากกว่ากระบวนการเก่าอย่างไร คนงานบางคนสามารถต้านทานได้ในตอนแรกแม้ว่าความเป็นผู้นำและเทคนิคการสร้างแรงจูงใจทางธุรกิจขั้นพื้นฐานมักจะมีประสิทธิภาพในการช่วยให้พวกเขานำแนวปฏิบัติใหม่
ผู้จัดการที่ใช้โมเดลเวิร์กโฟลว์ใหม่ควรทำอย่างช้าๆทำให้พนักงานมีเวลามากในการเรียนรู้เทคโนโลยีใหม่ ความสามารถของพนักงานในการใช้เทคโนโลยีใหม่ควรได้รับการประเมินก่อนที่จะนำไปใช้งานอย่างสมบูรณ์ ในทำนองเดียวกันเวิร์กโฟลว์โมเดลใหม่มักจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยนตามการทดลองและข้อผิดพลาด ซึ่งหมายความว่าผู้จัดการจะได้รับประโยชน์จากการนำกระบวนการในพื้นที่ขนาดเล็กจากนั้นค่อยๆขยายการใช้งาน
