เมื่อเขียนจดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานบางคนควรพิจารณาวัตถุประสงค์ของจดหมายภายในบริบทที่กว้างขึ้นและให้ข้อมูลสำหรับบุคคลที่ถูกประเมินว่ามีประโยชน์และมีความหมาย มีหลายวิธีที่สามารถใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคลรวมถึงวิธีการเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพทั้งที่การประเมินที่รวมถึงทั้งสองมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด คนที่อยู่ภายใต้จดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานเช่นพนักงานที่ บริษัท ควรเข้าใจถึงผลที่ตามมาจากการประเมินที่ไม่ดีหรือรางวัลที่ยอดเยี่ยมเช่นมาตรการคุมประพฤติและความก้าวหน้าในอาชีพ
วัตถุประสงค์ของจดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานควรมีผลกระทบต่อการสร้างจดหมายจริง บางคนเขียนจดหมายเพื่อประเมินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเป็นประจำทุกปีเช่นควรแน่ใจว่าได้รวมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อบุคคลที่ถูกประเมินว่าเป็นพนักงานต่อเนื่อง ในทางตรงกันข้ามจดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานที่เขียนเป็นจดหมายแนะนำตัวนั้นไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริมการพัฒนาพนักงาน แต่เพื่อเน้นจุดแข็งและจุดอ่อนของเขาหรือเธอ ความเข้าใจในวัตถุประสงค์หลักนี้สำหรับจดหมายสามารถแนะนำผู้เขียนได้
เมื่อมีวัตถุประสงค์เข้าใจโดยคนเขียนจดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานแล้วเขาหรือเธอควรเลือกวิธีการประเมินที่ดีที่สุด ในบางสถานการณ์ควรมีการพิจารณาการประเมินเชิงปริมาณที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขเฉพาะเช่นตัวเลขยอดขายหรือเวลาที่ใช้ในโครงการ อย่างไรก็ตามงานบางอย่างนั้นไม่สามารถวิเคราะห์เชิงปริมาณได้ดังนั้นจดหมายประเมินผลเชิงคุณภาพที่เกี่ยวข้องกับการสังเกตการณ์และมุมมองของผู้อื่นเพื่อพิจารณาจุดแข็งและจุดอ่อนของบุคคล อย่างไรก็ตามวิธีการเหล่านี้แต่ละวิธีมีจุดอ่อนโดยธรรมชาติและผู้ประเมินหลายคนชอบที่จะใช้ทั้งสองวิธีร่วมกันเพื่อการประเมินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในขณะที่ใครบางคนกำลังเขียนจดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานเขาหรือเธอควรมั่นใจว่าเรื่องของการประเมินนั้นเข้าใจถึงความสำคัญของกระบวนการ หากพนักงานภายใน บริษัท มีสิทธิ์ได้รับการเลื่อนตำแหน่งอย่างหนักตามผลลัพธ์ของการประเมินดังกล่าวพวกเขาควรเข้าใจสิ่งนั้น วัตถุประสงค์ของจดหมายประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ใช่เพื่อสร้างความประหลาดใจให้พนักงานหรือผู้อื่นด้วยการวิเคราะห์งานของพวกเขา แต่เพื่อให้ข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์และมีความหมายต่อพวกเขาเกี่ยวกับการปฏิบัติงาน การประเมินที่ไม่เป็นธรรมหรือการส่งเสริมการขายสามารถนำไปสู่ความไม่พอใจของพนักงานการสูญเสียแรงงานและแม้แต่การฟ้องร้อง ผู้ประเมินควรใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้วิธีการที่ให้การวิเคราะห์ทักษะอย่างเป็นธรรมและเป็นธรรมควบคู่กับการสื่อสารที่ชัดเจนที่ช่วยให้พนักงานเข้าใจสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง
