แผนการสื่อสารทางธุรกิจถ่ายโอนข้อมูลจากบุคคลหนึ่งหรือกลุ่มหนึ่งไปยังอีก แม้ว่าคำจำกัดความฟังดูง่าย แต่แผนแต่ละประเภทมีจุดประสงค์เฉพาะในธุรกิจและอาจไม่ได้รับการใช้งานบ่อยครั้ง ประเภทของแผนการสื่อสารทางธุรกิจที่แตกต่างกันคือภายใน, ภายนอก, และวิกฤติ, ซึ่งอาจรวมถึงสองอย่างแรก บริษัท นำแผนเหล่านี้ไปใช้เพื่อให้มีการไหลเวียนของข้อมูลอย่างต่อเนื่องระหว่างทุกฝ่ายในหรือเกี่ยวข้องกับ บริษัท ผู้ใช้หลายคนมีส่วนเกี่ยวข้องกับการส่งและรับการสื่อสารทำให้แผนเหล่านี้มีความสำคัญมาก
แผนการสื่อสารทางธุรกิจภายในแสดงข้อความที่มีไว้สำหรับผู้มีส่วนได้เสียในธุรกิจเท่านั้น สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นเจ้าของผู้จัดการและพนักงาน วิธีการสื่อสารประเภทต่าง ๆ อาจมีอยู่ในแผนนี้เช่นโทรศัพท์อีเมลการประชุมหรือการประชุมแบบเห็นหน้ากัน แผนการสื่อสารได้รับการใช้งานบ่อยครั้งเนื่องจากผู้มีส่วนได้เสียส่งข้อความกลับไปกลับมาผ่านระบบ ผู้ใช้ภายนอกไม่ค่อยใช้งานในแผนการสื่อสารนี้เนื่องจากเนื้อหาข้อความอาจมีความลับสูงและมีข้อมูลทางธุรกิจที่ละเอียดอ่อน
แผนการสื่อสารทางธุรกิจภายนอกนั้นตรงกันข้ามกับแผนดังกล่าว ผู้มีส่วนได้เสียภายนอกที่ต้องการข้อมูลใช้ แม้ว่ามันอาจฟังดูว่าแผนการสื่อสารทางธุรกิจทั้งภายในและภายนอกมีข้อมูลเดียวกันในบางครั้ง แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่เปิดเผยต่อสาธารณชนมักจะมีบุคคลหรือสำนักงานเฉพาะที่จัดการการสื่อสารหรือข้อความภายนอกทั้งหมด สิ่งนี้ทำให้เกิดความเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันขณะที่ บริษัท ต่างๆต้องเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบากทางธุรกิจหรือต้องการส่งข้อความไปยังกลุ่มภายนอก เจ้าของและผู้บริหารมักมีส่วนร่วมอย่างมากกับแผนเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการส่งข้อความหรือเสียงเชิงลบให้กับผู้มีส่วนได้เสียภายนอก
แผนการสื่อสารในภาวะวิกฤตเป็นรูปแบบพิเศษที่ใช้งานได้เฉพาะในช่วงวิกฤตที่ธุรกิจประสบ แผนการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดมีองค์ประกอบของวิกฤตบางรูปแบบ ธุรกิจอาจต้องเผชิญกับวิกฤตการณ์ที่แตกต่างกันมากมายในช่วงชีวิตแม้ว่าจะไม่ใช่ทุกสถานการณ์ที่จะเกิดวิกฤตการณ์สำหรับทุก บริษัท ยกตัวอย่างเช่นวิกฤตภายในหนึ่งอาจเป็นการขาดแคลนทรัพยากรธรรมชาติอย่างกะทันหัน บริษัท จึงจำเป็นต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้เสียภายในว่า บริษัท และองค์ประกอบของ บริษัท จะตอบสนองต่อวิกฤตการณ์นี้อย่างไรและดำรงไว้ซึ่งการดำเนินธุรกิจตามปกติ
การมีแผนสื่อสารทางธุรกิจในภาวะวิกฤติช่วยให้ บริษัท สามารถสร้างช่องทางการสื่อสารที่หลากหลาย สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่า บริษัท สามารถสื่อสารการตอบสนองต่อวิกฤตการณ์ต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งภายในและภายนอกได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกครั้งนี้จะช่วยให้การสื่อสารที่เป็นแนวร่วมและสร้างความมั่นคงในช่วงเวลาที่ยากลำบาก
