ใบสั่งซื้อทำหน้าที่ในการอนุมัติการซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขายต่าง ๆ มีการใช้แบบฟอร์มใบสั่งซื้อหลายแบบสำหรับขนาดและประเภทการซื้อที่แตกต่างกัน แบบฟอร์มเหล่านี้รวมถึงใบขอเสนอซื้อหรือคำขอคำสั่งซื้อปกติคำสั่งซื้อยืนคำสั่งซื้อแบบครอบคลุมสัญญาการให้บริการและคำสั่งเปลี่ยนแปลง
ในกระบวนการสั่งซื้อปกติหากหน่วยธุรกิจจำเป็นต้องทำการซื้อมันจะจัดทำคำขอคำสั่งซื้อหรือใบขอเสนอซื้อที่มีรายละเอียดรายการปริมาณปริมาณต้นทุนต่อหน่วยเมื่อต้องการรายการและผู้ขายที่ต้องการหากมี หน่วยธุรกิจแสดงการร้องขอไปยังผู้จัดการที่ได้รับอนุญาตให้อนุมัติการซื้อหรือแผนกการจัดซื้อเพื่อขออนุมัติ หากคำสั่งซื้อสำหรับการซื้อครั้งใหญ่หรือเงินจำนวนมากอาจต้องได้รับการอนุมัติมากกว่าหนึ่งระดับก่อนที่จะสรุปได้
แผนกจัดซื้อตรวจสอบคำขอและเลือกผู้ขายที่ดีที่สุดสำหรับวัสดุหรือบริการ หลังจากอนุมัติคำขอแล้วจะมีการออกใบสั่งซื้อและกำหนดหมายเลขจากนั้นหมายเลขดังกล่าวจะถูกอ้างอิงในการติดต่อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งซื้อนั้นผ่านการจัดส่งและการชำระเงิน แบบฟอร์มใบสั่งซื้อสามารถเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือพิมพ์ได้ ลักษณะของแบบฟอร์มใบสั่งซื้อนั้นไม่สำคัญ มันเป็นข้อมูลที่สร้างข้อตกลงระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ
แบบฟอร์มใบสั่งซื้อแบบยืนใช้เมื่อธุรกิจต้องการส่งมอบปริมาณที่เท่ากันของวัสดุเช่นการจัดส่งรายเดือน ใบสั่งซื้อแบบยืนอนุมัติช่วงเวลาการส่งมอบและราคาของสินค้าและจะระบุระยะเวลาที่คำสั่งซื้อแบบคงที่จะมีผล ใบสั่งซื้อแบบยืนสามารถใช้กับอุปกรณ์หรือสัญญาเช่าบำรุงรักษาที่จะดำเนินการตามระยะเวลาที่กำหนด
แบบฟอร์มคำสั่งซื้อแบบครอบคลุมจะใช้เพื่อครอบคลุมการซื้อตามปกติของสินค้ามูลค่าต่ำจำนวนเล็กน้อย ตัวอย่างเช่นสำนักงานอาจมีคำสั่งซื้อแบบครอบคลุมสำหรับการซื้อกระดาษหมึกและวัสดุสิ้นเปลืองสำหรับการทำสำเนาและฟังก์ชั่นการพิมพ์ โดยทั่วไปคำสั่งแบบครอบคลุม จำกัด ประเภทของรายการที่สามารถซื้อได้และตั้งค่าขีด จำกัด การสั่งซื้อส่วนบุคคลและข้อ จำกัด มูลค่ารวมตลอดจนวันหมดอายุ
โดยทั่วไปจะใช้แบบฟอร์มใบสั่งซื้อตามสัญญาเพื่อครอบคลุมงานที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ พวกเขาระบุว่าสิ่งที่จะทำงานและในตาราง คำสั่งซื้อตามสัญญาอาจจัดให้มีการชำระเงินระหว่างกาลเนื่องจากโครงการถึงขั้นตอนสำคัญ หากในระหว่างโครงการจำเป็นต้องแก้ไขข้อกำหนดอาจมีการออกใบสั่งเปลี่ยนแปลง รายละเอียดใบสั่งการเปลี่ยนแปลงมีการเปลี่ยนแปลงอย่างแม่นยำซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลจำเพาะและรวมไว้ในใบสั่งซื้อดั้งเดิม
ข้อกำหนดของ บริษัท อาจเรียกร้องให้มีการเสนอราคาสำหรับการซื้อใด ๆ ที่มีราคาสูงกว่าจำนวนเงินที่แน่นอนหรือเกี่ยวข้องกับสินค้าหรือบริการบางประเภท ในกรณีนี้แผนกจัดซื้อจะขอเสนอราคา หลังจากได้รับการเสนอราคาและตรวจสอบแล้วฝ่ายจัดซื้อจะมอบรางวัลให้กับคำสั่งซื้อให้กับผู้ประมูลที่ประสบความสำเร็จ
