มีงานหลายประเภทที่ซอฟต์แวร์พนักงานต้อนรับอาจทำงานได้ มันสามารถช่วยจัดระเบียบข้อความติดตามพนักงานและจัดการสายเรียกเข้า นอกจากนี้ยังมีชุดซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถรวมฟังก์ชั่นต่าง ๆ เหล่านี้ไว้ในแพ็คเกจเดียวและโปรแกรมที่จัดการฟังก์ชั่นพนักงานต้อนรับสำหรับอุตสาหกรรมเฉพาะ
ซอฟต์แวร์พนักงานต้อนรับชนิดหนึ่งที่ง่ายที่สุดคือโปรแกรมที่จัดการข้อความและติดตามความพร้อมใช้งานของพนักงาน โปรแกรมเหล่านี้ช่วยให้พนักงานต้อนรับสร้างบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ของข้อความที่เข้ามาทั้งหมดรวมถึงเวลาส่งมอบให้กับผู้รับ พวกเขาอาจมีคุณสมบัติปฏิทินที่ให้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเกี่ยวกับที่ตั้งของพนักงานนอกเหนือจากการช่วยให้พนักงานต้อนรับทำการนัดหมายกับผู้อื่นได้ บางโปรแกรมยังรวมกับฟังก์ชั่นอื่น ๆ เช่นอีเมลเพื่อเพิ่มความสามารถในการส่งข้อความ
นอกจากนี้ยังมีซอฟต์แวร์ประเภทพนักงานต้อนรับที่ใช้ในการติดตามและช่วยเหลือการใช้โทรศัพท์ใน บริษัท ที่มีกิจกรรมการโทรจำนวนมาก ผลิตภัณฑ์เหล่านี้มักจะประกอบด้วยหน้าจอที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับการโทรและเครื่องมือในการทำ ข้อมูลอาจรวมถึงหมายเลขปัจจุบันการโทรเข้าคิวและข้อมูลลูกค้าพื้นฐาน เครื่องมือสามารถรวมสิ่งใดก็ได้ที่สามารถช่วยในการโทรเช่นปุ่มกดความสามารถในการพักสายและวางสายและรหัสประจำตัว (ID)
ซอฟต์แวร์ Receptionist ที่ช่วยให้ผู้ใช้โทรออกสามารถใช้ฟังก์ชั่นสำหรับสายอื่น ๆ ได้ มันสามารถตรวจสอบเพื่อดูว่าสายเฉพาะฟรีและโอนสายโดยอัตโนมัติหรือส่งเป็นข้อความเสียง ความสามารถนี้สามารถครอบคลุมหนึ่งหรือหลายแห่งขึ้นอยู่กับขนาดและความซับซ้อนขององค์กร ผลิตภัณฑ์บางตัวยังเปิดใช้งานฟังก์ชันการทำงานแบบหลายสายเช่นความสามารถในการตั้งค่าและกลั่นกรองการประชุมทางโทรศัพท์
ซอฟต์แวร์พนักงานต้อนรับบางประเภทออกแบบมาเพื่อจัดการกับความท้าทายของอุตสาหกรรมบางประเภท ตัวอย่างเช่นมีผลิตภัณฑ์สำหรับอุตสาหกรรมการแพทย์ที่มีฟังก์ชั่นสำหรับการประมวลผลเอกสารผู้ป่วยส่งการแจ้งเตือนการนัดหมายและการจัดการตัวเลือกบริการตนเองสำหรับผู้ป่วย คุณสมบัติเช่นนี้มีไว้เพื่อทำให้การรับสัญญาณซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติในบางพื้นที่
ไม่ว่าจะทำงานอย่างไรซอฟต์แวร์พนักงานต้อนรับส่วนใหญ่จะมีส่วนต่อประสานผู้ใช้แบบกราฟิก (GUI) ซึ่งมักจะแสดงเครื่องมือทั้งหมดที่มีในหน้าจอเดียว มีการจัดเรียงอย่างไรและมีคุณสมบัติแตกต่างกันมากมายในผลิตภัณฑ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์บางประเภทแสดงการโทรหรือส่วนขยายครั้งละหนึ่งรายการในขณะที่ซอฟต์แวร์อื่น ๆ แสดงส่วนขยายหลายรายการและสถานะของพวกเขาบนหน้าจอเดียว
