ใบแจ้งหนี้ต้องการหลายส่วนเพื่อให้ถูกต้องและเป็นมืออาชีพ ประการแรกควรวางคำว่า "ใบแจ้งหนี้" ในการพิมพ์ขนาดใหญ่ที่ด้านบนส่วนตรงกลางของกระดาษ
ด้านล่างนี้และด้านซ้ายชื่อและข้อมูลการติดต่อของ บริษัท หรือบุคคลที่ถูกเรียกเก็บเงินควรจะแสดงรายการ ซึ่งรวมถึงที่อยู่ทางไปรษณีย์ถ้าจะส่งใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตามหากเอกสารถูกสร้างขึ้นสำหรับงานอิสระอย่างไรก็ตามที่อยู่ไปรษณีย์อาจไม่จำเป็นหรือเป็นที่รู้จัก ในกรณีนี้ที่อยู่อีเมลหรือข้อมูลการติดต่ออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องควรมีการระบุไว้
ด้านล่างชื่อและข้อมูลการติดต่อสำหรับบุคคลหรือ บริษัท ที่ถูกเรียกเก็บเงินใบแจ้งหนี้ควรมีชื่อและข้อมูลติดต่อของธุรกิจที่ทำการเรียกเก็บเงิน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าลูกค้าหรือลูกค้ามีข้อมูลที่จำเป็นในการส่งการชำระเงิน อีกครั้งหากงานเสร็จเป็นงานอิสระและการชำระเงินจะได้รับการจัดการออนไลน์ข้อมูลการชำระเงินออนไลน์ควรจะรวมอยู่ในส่วนนี้
ใบแจ้งหนี้ควรมีข้อมูลที่อธิบายถึงการเรียกเก็บเงิน หากเป็นผลิตภัณฑ์เช่นควรรวมรายการสินค้าที่ลูกค้าซื้อ หากใบแจ้งหนี้มีไว้สำหรับการบริการเอกสารควรแสดงรายการบริการที่แสดงผลและภายใต้เงื่อนไขใด
หากบริการเป็นโครงการและจำนวนเงินที่ชำระเป็นค่าธรรมเนียมคงที่ที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้าควรแสดงรายการนี้ในใบแจ้งหนี้ หากในอีกทางหนึ่งการจัดการเป็นค่าธรรมเนียมรายชั่วโมงจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินควรรวมอยู่ด้วย นอกจากนี้ยังอาจเป็นประโยชน์ในการระบุวันที่ให้บริการ ที่ด้านล่างจำนวนเงินทั้งหมดที่เป็นหนี้สำหรับการบริการหรือผลิตภัณฑ์ควรมีการระบุไว้ ส่วนนี้ควรถูกทำเครื่องหมายอย่างชัดเจนว่าเป็นยอดรวมที่ต้องชำระเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
เพื่อช่วยในการติดตามใบแจ้งหนี้และเพื่อช่วยเหลือลูกค้าหรือลูกค้าในการติดตามสิ่งที่เขาหรือเธอได้ชำระเงินเอกสารควรมีหมายเลขด้วย หมายเลขนี้ควรอยู่ที่มุมขวาบน วันที่ที่ส่งใบแจ้งหนี้ควรรวมอยู่ใกล้กับหมายเลขนี้
