การกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นขั้นตอนสำคัญในการทำให้มั่นใจว่ากิจกรรมทางการเงินขององค์กรได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสมเพื่อให้งบการเงินขององค์กรสามารถเชื่อถือได้ว่าเป็นภาพสะท้อนที่ถูกต้องของสถานะทางการเงิน การกระทบยอดนั้นหมายถึงการเปรียบเทียบบันทึกที่แตกต่างกันเพื่อจุดประสงค์ในการทำให้มั่นใจว่าตัวเลขมีความถูกต้องและเป็นไปตามข้อตกลง เช่นเดียวกับการปรับยอดสมุดเช็คส่วนตัวการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบว่าธุรกรรมทั้งหมดขององค์กรในช่วงเวลานั้นได้รับการบันทึกอย่างเหมาะสม แน่นอนว่าการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปนั้นซับซ้อนและใช้คอมพิวเตอร์บ่อยกว่ามาก ถึงกระนั้นการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปของ บริษัท ขนาดใหญ่อาจใช้เวลาหลายวัน
ขั้นตอนแรกในกระบวนการของการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปคือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่รับผิดชอบในการกระทบยอดจะไม่เกี่ยวข้องกับการผ่านรายการบัญชี การมีระบบการตรวจสอบและถ่วงดุลเป็นสิ่งสำคัญในการป้องกันการทุจริตหรือการยักยอก ควรบันทึกการทำธุรกรรมทั้งหมดพร้อมกันในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่นรายได้ทั้งหมดควรได้รับการบันทึกและฝากทันทีทุกวันในธนาคาร ความแตกต่างระหว่างจำนวนเงินที่ฝากไว้กับธนาคารและรายได้อาจเป็นเพียงข้อผิดพลาดทางเสมียน แต่อาจเปิดเผยกิจกรรมที่ฉ้อโกง
ผลรวมของรายการในบัญชีแยกประเภทย่อยจะถูกผ่านรายการไปยัง“ กระทบยอดบัญชี” ในบัญชีแยกประเภททั่วไป รายการในบัญชีแยกประเภทย่อยเช่นบัญชีเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ควรนำมาเปรียบเทียบกับเอกสารประกอบของพวกเขาและควรเปรียบเทียบผลรวมของรายการในบัญชีแยกประเภทย่อยแต่ละบัญชีกับรายการที่เกี่ยวข้องในบัญชีแยกประเภททั่วไป มีข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ที่แตกต่างกันจำนวนมากซึ่งอาจเกิดขึ้นในการโพสต์ไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไปและส่วนใหญ่ไม่มีการฉ้อโกงหรือการฉ้อฉล ตัวอย่างเช่นอาจมีการผ่านรายการด้วยจำนวนเงินสดที่เหมาะสม แต่ไปยังบัญชีที่ไม่ถูกต้องหรือตัวเลขในการผ่านรายการอาจถูกเปลี่ยน การกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างละเอียดควรเปิดเผยข้อผิดพลาดเหล่านี้ เมื่อพบข้อผิดพลาดหรือความแตกต่างพวกเขาไม่ควรแก้ไข แต่บันทึกแยกต่างหากและโพสต์เป็นรายการกระทบยอด
การกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือการกระทบยอดเงินสดซึ่งเปรียบเทียบรายการบัญชีแยกประเภทกับระเบียนเงินฝากธนาคาร แม้ว่าข้อผิดพลาดที่ไม่ได้รับการเปิดเผยในขั้นตอนนี้อาจเป็นการผิดพลาดทางเสมียนอย่างง่าย แต่ก็ควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง หากไม่ถูกจับพวกเขาอาจส่งผลให้สถานะทางการเงินของ บริษัท ที่ไม่ถูกต้องในงบการเงินซึ่งถูกดึงทั้งหมดจากบัญชีแยกประเภททั่วไป
องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปคือยอดดุลทดลองซึ่งเป็นการเปรียบเทียบยอดรวมของเดบิตทั้งหมดกับยอดรวมของเครดิตทั้งหมด หากยอดรวมทั้งสองไม่เท่ากันบัญชีมียอดคงเหลือและอย่างน้อยที่สุดข้อผิดพลาดจะต้องถูกติดตามและทำรายการแก้ไขให้ถูกต้อง
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่จึงไม่ควรรอการจัดทำงบการเงินเพื่อกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไป ควรมีการกระทบยอดบัญชีแยกประเภททั่วไปอย่างต่อเนื่องเมื่อมีการโพสต์และส่วนประกอบที่ประกอบด้วยบัญชีแยกประเภทย่อยควรได้รับการทบทวนและกระทบยอดบ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ ควรทดลองใช้ยอดดุลทดลองบ่อยเท่าที่ทำได้ แต่ไม่น้อยกว่าเดือนละครั้ง
