กระบวนการจัดซื้อทุกกระบวนการใช้สี่ขั้นตอนพื้นฐาน: การกำหนดความต้องการการเสนอราคาการซื้อและการประเมินผล แต่ละขั้นตอนอาจมีองค์ประกอบหลายอย่างซึ่งบางอย่างอาจใช้ไม่ได้กับการซื้อทุกครั้ง บ่อยครั้งที่ขั้นตอนจะเสร็จสมบูรณ์แบบไม่ตั้งใจและในช่วงเวลาสั้น ๆ ในขั้นอื่น ๆ แต่ละขั้นเป็นทางการและอาจใช้เวลานาน
ในการกำหนดความต้องการของกระบวนการจัดซื้อผู้ซื้อที่มีศักยภาพจะประเมินความต้องการของเขา ซึ่งรวมถึงการระบุสิ่งที่เขาต้องการให้สำเร็จงบประมาณการใช้จ่ายของเขาจะเป็นเท่าไรและคุณลักษณะใดบ้างที่ต้องการและต้องการ ขั้นตอนนี้อาจรวมถึงการวิจัยผลิตภัณฑ์เพื่อเปิดเผยความเป็นไปได้และตัวเลือกที่ผู้ซื้ออาจไม่ทราบ
การกำหนดความต้องการเกิดขึ้นไม่ว่าการตัดสินใจจะง่ายเหมือนคนที่ต้องการซื้ออาหารกลางวันหรือซับซ้อนเท่าที่ผู้จัดการไอทีจะประเมินระบบการจัดการบัญชีแบบรวมใหม่ คนที่กำลังหาอาหารกลางวันจะกำหนดความต้องการของเขาอย่างรวดเร็วมาก เขาอาจรู้ว่าเขาต้องการอาหารต้องการใช้จ่ายในจำนวนที่กำหนดมีเวลาเพียง 30 นาทีสำหรับอาหารกลางวันและอยู่ในอารมณ์ที่จะสลัด ผู้จัดการฝ่าย IT อาจต้องหารือกับหลายฝ่ายเพื่อพิจารณาความต้องการและข้อ จำกัด ก่อนที่เขาจะสามารถย้ายไปยังขั้นตอนต่อไป
ในขั้นตอนการเสนอราคาของกระบวนการจัดซื้อผู้ซื้อจะทำการวิจัยผู้ขายที่มีอยู่และขอราคา นี่อาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนอาหารกลางวันที่ใช้งบประมาณของเขาในการพิจารณาว่าเขาต้องการอุปถัมภ์ร้านอาหารฟาสต์ฟู้ดและจากนั้นก็วิ่งผ่านรายการทางจิตของสถานประกอบการดังกล่าวใกล้กับสถานที่ประกอบธุรกิจของเขา ผู้จัดการฝ่าย IT อาจวิจัยซอฟต์แวร์และผู้ให้บริการที่มีอยู่ออกคำขอสำหรับข้อเสนอจากนั้นประเมินการเสนอราคาเพื่อพิจารณาว่าสิ่งใดเหมาะสมกับความต้องการของ บริษัท มากที่สุด
ขั้นตอนที่สามของกระบวนการจัดซื้อเป็นการซื้อจริง สำหรับคนที่ซื้ออาหารกลางวันนี่เป็นเรื่องง่ายเหมือนสั่งอาหารจ่ายที่หน้าต่างและขับรถออกไป สำหรับผู้จัดการฝ่ายไอทีซึ่งอาจรวมถึงการเจรจาต่อรองราคาการขออนุมัติการซื้อการลงนามในสัญญาการรับมอบผลิตภัณฑ์และการชำระใบแจ้งหนี้
กระบวนการจัดซื้อมักจะจบลงด้วยขั้นตอนการประเมิน นี่คือที่ที่ผู้ซื้อพิจารณาว่าเขาทำการซื้อที่ดีและจะเก็บผลิตภัณฑ์หรือทำธุรกิจกับผู้ขายอีกครั้ง สำหรับมื้อกลางวันนี่หมายถึงการกินอาหารของเขาและตัดสินใจว่ามันดีหรือไม่ สำหรับผู้จัดการฝ่ายไอทีนี่หมายถึงการประเมินประสิทธิภาพของระบบเมื่อเวลาผ่านไป ในบางกรณีขั้นตอนของกระบวนการนี้อาจก่อให้เกิดการเรียกร้องการรับประกันหรือการรับประกันและอาจนำไปสู่การคืนสินค้าหรือขอคืนเงิน
