สัญญาการเสนอราคาเป็นการประมาณการต้นทุนทั้งหมดเพื่อให้งานเฉพาะเสร็จสมบูรณ์ ใช้ในรูปแบบต่าง ๆ ของธุรกิจสัญญาดังกล่าวจะถูกส่งไปยังบุคคลหรือธุรกิจที่ร้องขอให้เสร็จงาน ในบางกรณีข้อเสนอต้นทุนจะถูกรวบรวมจากผู้ประมูลหลายรายโดยเลือกอย่างน้อยหนึ่งรายการเพื่อให้งานสำเร็จ
สัญญาดังกล่าวอาจเริ่มต้นด้วยสิ่งที่เรียกว่าคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) นี่คือคำเชิญให้เสนอราคาในงานที่เฉพาะเจาะจง RFP มักจะชี้แจงรายละเอียดของงานที่ต้องทำให้สมบูรณ์ ข้อมูลเฉพาะเหล่านี้อาจรวมถึงระยะเวลาการทำงานหรือกำหนดเวลาสถานที่ตั้งของงานและรายละเอียดอื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อการเสนอราคาของซัพพลายเออร์ หาก RFP ไม่ได้ระบุอย่างชัดเจนถึงข้อมูลเฉพาะบางอย่างที่จำเป็นสำหรับสัญญาการประมูลที่เหมาะสมผู้จัดหาที่มีศักยภาพจะต้องติดต่อผู้ร้องขอเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
เมื่อเขียนสัญญาประกวดราคาซัพพลายเออร์อาจต้องพิจารณาสิ่งต่าง ๆ เช่นวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานให้เสร็จเวลาที่จะใช้ในงานและต้นทุนแรงงาน สิ่งเหล่านี้มักจะแตกต่างกันไปตามงานที่จะแล้วเสร็จและระดับการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับงาน ตัวอย่างเช่นยิ่งมีงานด้านเทคนิคมากเท่าใดทั้งวัสดุและแรงงานก็อาจมีค่าใช้จ่ายที่จะต้องทำให้เสร็จ เทมเพลตการเสนอราคาสามารถนำมาใช้เพื่อประกันค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ครอบคลุมเมื่อเขียนการเสนอราคา
สัญญาประมูลควรคำนึงถึงผลกำไรที่ผู้จัดหาต้องการจากงานด้วย ในกรณีส่วนใหญ่ข้อเสนอเหล่านี้เป็นวิธีสำหรับธุรกิจที่ขอการเสนอราคาเพื่อเปรียบเทียบข้อเสนอหลายรายการสำหรับงาน ยิ่งซัพพลายเออร์แข่งขันกันเพื่อหางานมากโอกาสที่บางคนจะยอมรับผลกำไรที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย ยิ่งอัตรากำไรที่ต้องการลดลงเท่าไหร่การเสนอราคาโดยรวมก็จะยิ่งต่ำลง
สิ่งสำคัญของสัญญาการประมูลสามารถเป็นส่วนเปลี่ยนแปลงได้ ส่วนการเปลี่ยนแปลงสามารถอนุญาตให้ซัพพลายเออร์ร้องขอการเปลี่ยนแปลงการเสนอราคาหากจำเป็นต้องใช้เงินหรือเวลามากขึ้นเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ สิ่งนี้อาจมีความสำคัญหากงานต้องมีการสร้างปรับปรุงหรือก่อสร้างทุกชนิด หากผู้รับเหมาไม่ได้เขียนคำสั่งประเภทนี้ลงในการเสนอราคาค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมใด ๆ ที่จำเป็นในการจบงานด้วยสถานการณ์ที่ไม่คาดคิดอาจทำให้ซัพพลายเออร์ลดลง
หลังจากยอมรับสัญญาประกวดราคาผู้รับเหมามักจะต้องเซ็นสำเนาสุดท้ายด้วยตนเอง ในเวลานี้ตัวแทนจากธุรกิจที่ว่าจ้างซัพพลายเออร์ควรลงนามในสัญญาด้วย ควรลงนามสำเนาต้นฉบับหลายฉบับพร้อมกันและเก็บไว้ในไฟล์โดยทั้งสองฝ่าย
