แบบฟอร์มข้อเสนอการเสนอราคาเป็นเอกสารที่ผู้รับเหมาและซัพพลายเออร์ใช้เพื่อกำหนดราคาในโครงการหรืองาน แบบฟอร์มเหล่านี้ใช้ในธุรกิจสำหรับกิจกรรมการจัดซื้อจำนวนมากและยังใช้กันอย่างแพร่หลายในอุตสาหกรรมการก่อสร้างไปจนถึงโครงการสร้างราคา เทมเพลตข้อเสนอการเสนอราคาเริ่มต้นถูกสร้างขึ้นโดยเจ้าของผู้พัฒนาหรือผู้ซื้อและดำเนินการโดยผู้รับจ้างหรือซัพพลายเออร์ให้เป็นไปตามข้อกำหนดของเจ้าของ
ข้อเสนอการเสนอราคามักจะออกเพื่อตอบสนองต่อคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) เมื่อเจ้าของหรือนักพัฒนาจำเป็นต้องจ้างผู้รับเหมาหรือซื้อวัสดุจากซัพพลายเออร์เจ้าของจะออก RFP ให้กับผู้ประมูลที่มีศักยภาพ RFP มักจะมีแบบฟอร์มข้อเสนอการเสนอราคาที่จะต้องกรอกและส่งโดยผู้เสนอราคาแต่ละราย RFP จะระบุประเภทของข้อมูลที่จะต้องรวมอยู่ในการเสนอราคาแต่ละครั้ง
ในการกรอกแบบฟอร์มข้อเสนอการเสนอราคาผู้รับเหมาจะต้องประเมินค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานที่ระบุไว้ก่อนหรือจัดหาผลิตภัณฑ์เฉพาะ จากนั้นเขาหรือเธอจะต้องกรอกราคาลงในเทมเพลตการเสนอราคาตามคำแนะนำของเจ้าของ แบบฟอร์มข้อเสนอการเสนอราคาอาจรวมถึงส่วนที่เกี่ยวข้องกับทางเลือกภาคผนวกโครงการด้านหรือข้อกำหนดพิเศษ แบบฟอร์มเหล่านี้ส่วนใหญ่จะมีข้อมูลเกี่ยวกับกำหนดการส่งมอบโครงการรวมถึงเงื่อนไขและข้อมูลโครงการ โดยทั่วไปจะมีพื้นที่สำหรับผู้ประมูลเพื่อแสดงรายการการยกเว้นหรือเงื่อนไขเฉพาะสำหรับราคาของพวกเขา
เทมเพลตเหล่านี้มีข้อดีหลายประการสำหรับทั้งผู้ประมูลและเจ้าของโครงการ ข้อดีหลักสำหรับเจ้าของคือเทคนิคนี้มีการเปรียบเทียบราคา "แอปเปิ้ลกับแอปเปิ้ล" ซึ่งหมายความว่าเจ้าของสามารถเปรียบเทียบการกำหนดราคาได้อย่างรวดเร็วเนื่องจากขอบเขตและเงื่อนไขของโครงการมีความคล้ายคลึงหรือเหมือนกัน ผู้รับเหมาจะได้รับประโยชน์จากการรู้อย่างแน่นอนว่าเจ้าของคาดหวังอะไรและราคานั้นควรนำเสนออย่างไรเพื่อความชัดเจน เทมเพลตข้อเสนอการเสนอราคายังช่วยป้องกันไม่ให้เจ้าของสับสนโดยการยกเว้นหรือความคลาดเคลื่อนของขอบเขตที่ระบุไว้ในการเสนอราคาของผู้รับเหมาแต่ละราย
ในขณะที่แบบฟอร์มข้อเสนอการประมูลมักถูกสร้างขึ้นโดยเจ้าของสำหรับโครงการเฉพาะผู้รับเหมาจำนวนมากยังมีรูปแบบในบ้านของตนเอง เมื่อมีการออก RFP และไม่รวมถึงแบบฟอร์มข้อเสนอการประมูลผู้รับเหมาหรือซัพพลายเออร์จะใช้แบบฟอร์มของเขาเองเพื่อส่งการกำหนดราคาสำหรับโครงการ แบบฟอร์มเหล่านี้มักจะมีข้อกำหนดและเงื่อนไขมาตรฐานทั้งหมดที่ผู้ทำสัญญากำหนดและรวมถึงพื้นที่สำหรับผู้ประมูลเพื่อเพิ่มข้อมูลการกำหนดราคารวมถึงเงื่อนไขโครงการและการยกเว้นที่เฉพาะเจาะจง
