บทบาทหลักของผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงคือการประสานงานการไหลของเอกสารโดยรอบการเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับโครงการต่อเนื่องหรือระบบขนาดใหญ่ เพื่อที่จะประสบความสำเร็จในบทบาทนี้เขาหรือเธอจะต้องมีรายละเอียดที่มุ่งเน้นสนุกกับการทำงานกับโครงการที่ซับซ้อนและมีทักษะการทำงานหลายอย่างที่ยอดเยี่ยม การจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นกระบวนการในการควบคุมและจัดการการเปลี่ยนแปลงและตำแหน่งนี้มีความสำคัญในกระบวนการนี้
ไม่มีโปรแกรมการฝึกอบรมเฉพาะเพื่อเป็นผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลง แต่นายจ้างส่วนใหญ่ต้องการให้ผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงเสร็จสิ้นการศึกษาหลังปริญญารองอย่างเป็นทางการในสาขาที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจรวมถึงระบบบัญชีธุรกิจการจัดการหรือระบบข้อมูลคอมพิวเตอร์ โปรแกรมเหล่านี้สามารถสำเร็จได้ทั้งในระดับมหาวิทยาลัยหรือวิทยาลัยชุมชนและมักใช้เวลาเรียนสามถึงสี่ปีในการเรียนเต็มเวลา
งานหลักสามประการสำหรับผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงคือการดำเนินการตามกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจเพื่อสนับสนุนและรับรองการปฏิบัติตาม รายละเอียดของกระบวนการจะแตกต่างกันไป แต่จะมีบุคคลที่ร้องขอการเปลี่ยนแปลงผู้จัดการโครงการที่รับผิดชอบในการตรวจสอบคำขอและการแจ้งเตือนของทีมสถานะของคำขอ บริษัท ส่วนใหญ่ออกแบบรูปแบบหลายส่วนหรือกระแสงานอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจัดการกระบวนการนี้
มีสองด้านในการเปลี่ยนแปลงการจัดการที่ต้องมีเพื่อให้ทำงานได้อย่างถูกต้อง: เอกสารของคำขอและการอนุมัติที่เหมาะสม เอกสารของการร้องขอจะต้องมีรายการจริงที่จะเปลี่ยนแปลงเหตุผลทางธุรกิจสำหรับการร้องขอและผลประโยชน์และความเสี่ยงที่คาดว่าจะเกิดขึ้นกับคำขอ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะต้องมีผลประโยชน์ที่ชัดเจนไม่ว่าจะโดยการปรับปรุงกระบวนการหรือแก้ไขปัญหา
กระบวนการอนุมัติเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการการเปลี่ยนแปลงและเป็นความรับผิดชอบของผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่าคำขอทั้งหมดได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสม โดยการขออนุมัติจากพนักงานอาวุโสคำขอทั้งหมดจะต้องอธิบายให้สมาชิกของทีมผู้บริหารที่อาจมีมุมมองที่แตกต่างกันและดูความเสี่ยงหรือผลประโยชน์เพิ่มเติม นอกจากนี้กระบวนการนี้ช่วยลดความเสี่ยงที่พนักงานจะร้องขอการเปลี่ยนแปลงที่จะลดการควบคุมภายใน
การทำให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามเป็นส่วนสำคัญของบทบาทของผู้ประสานงานการเปลี่ยนแปลง เขาหรือเธอมีหน้าที่รับผิดชอบในการออกหมายเลขติดตามการเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบแผนโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าคำขอเปลี่ยนแปลงทั้งหมดมีหมายเลขที่กำหนดให้ นอกจากนี้สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าผู้อนุมัติเป็นผู้รับผิดชอบพื้นที่ที่จะได้รับผลกระทบจากคำขอเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่นผู้จัดการชั้นไม่ควรอนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงเกี่ยวกับระบบการเงินกลางเนื่องจากเขาหรือเธอไม่รับผิดชอบต่อพื้นที่นั้น
