พนักงานที่เป็นความลับคือบุคคลที่ทำงานกับ บริษัท ที่กำหนดซึ่งได้รับอนุญาตให้เข้าถึงข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์เกี่ยวกับความสัมพันธ์ของนายจ้างกับพนักงานคนอื่น ๆ ของ บริษัท ต้นกำเนิดของคำนี้พบได้ในกฎหมายของรัฐแคลิฟอร์เนียในสหรัฐอเมริกาโดยเฉพาะพระราชบัญญัติการจ้างงานนายจ้างและลูกจ้างสัมพันธ์ระดับสูงหรือ HEERA ที่ผ่านมาในปี 1984 ในขณะที่ไม่ได้ใช้ในทุกวัฒนธรรมทางธุรกิจ พนักงานใน บริษัท ใด ๆ ที่เหมาะสมกับโครงสร้างพื้นฐานของพนักงานที่เป็นความลับโดยบุคคลที่ทำงานในความสามารถด้านทรัพยากรมนุษย์เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุด
ความรับผิดชอบของพนักงานที่เป็นความลับมักเกี่ยวข้องกับการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่ได้ให้บริการแก่พนักงานโดยทั่วไป ตัวอย่างเช่นผู้ช่วยฝ่ายบริหารของหัวหน้าแผนกอาจมีความลับกับข้อมูลเกี่ยวกับหัวหน้างานที่รายงานไปยังหัวหน้าแผนกนั้นที่ไม่ได้แชร์กับแผนกอื่นหรือแม้แต่พนักงานคนอื่น ๆ ในแผนกเดียวกัน ในทำนองเดียวกันผู้จัดการโครงการอาจได้รับการเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานที่ได้รับการคัดเลือกให้เข้าร่วมทีมงานโครงการที่จะยังคงอยู่ในความครอบครองของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเท่านั้น ขอบเขตของข้อมูลที่ใช้ร่วมกันมักเกี่ยวข้องกับงานแม้ว่าในบางประเทศข้อมูลอาจมีความเป็นส่วนตัวเช่นกันโดยเฉพาะเมื่อความปลอดภัยเป็นปัญหา
ข้อมูลใด ๆ ที่มอบให้กับพนักงานที่เป็นความลับถือเป็นข้อมูลที่จำเป็นต้องรู้ การใช้ข้อมูลมักจะถูก จำกัด ไว้ที่งานเฉพาะพร้อมคำแนะนำในการแบ่งปันข้อมูลกับผู้อื่นที่ต้องการข้อมูลเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จเท่านั้น พนักงานที่เป็นความลับมีแนวโน้มที่จะรู้ข้อเสนอที่ดีเกี่ยวกับการควบรวมกิจการหรือเหตุการณ์สำคัญอื่น ๆ ในชีวิตของ บริษัท ก่อนที่พนักงานคนอื่นจะได้รับรู้ถึงกิจกรรมเหล่านั้นและคาดว่าจะยังคงเงียบจนกว่าเจ้าของจะเลือกประกาศสาธารณะ
หนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดที่พนักงานที่เป็นความลับต้องมีคือความสามารถในการจัดการข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์อย่างรอบคอบและเป็นไปตามนโยบายของ บริษัท ซึ่งหมายความว่าข้อมูลที่ได้รับเกี่ยวกับสมาชิกหนึ่งคนของกำลังงานจะไม่ถูกแบ่งปันกับบุคคลอื่นที่ไม่ต้องการข้อมูลนั้นเพื่อปฏิบัติหน้าที่ของตน การไม่ปกป้องความเป็นส่วนตัวของพนักงานถือเป็นการละเมิดความลับและอาจนำไปสู่การเลิกจ้างทันที ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกฎหมายที่บังคับใช้ซึ่งบังคับใช้ในประเทศที่กำหนดหรือเขตอำนาจศาลอื่น ๆ พนักงานที่แบ่งปันข้อมูลกรรมสิทธิ์ให้กับบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตอาจถูกดำเนินคดีทางอาญาหรือทางแพ่งเนื่องจากการละเมิดนั้น
