ข้อเสนอสัญญาเป็นเอกสารที่จัดทำโดยผู้จัดจำหน่ายหรือซัพพลายเออร์โดยหวังว่าจะได้รับธุรกิจของลูกค้ารายใดรายหนึ่งโดยเฉพาะ ในหลายกรณีข้อเสนอเหล่านี้จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อการค้นหาจากลูกค้าที่มีศักยภาพ เป้าหมายสูงสุดของข้อเสนอสัญญาใด ๆ คือการสร้างความสัมพันธ์ตามสัญญาระหว่างซัพพลายเออร์และลูกค้าที่จะมีผลบังคับใช้เป็นระยะเวลานาน
ธุรกิจทุกขนาดใช้ประโยชน์จากกำลังซื้อของพวกเขาเพื่อรักษาอัตราพิเศษจากผู้ขายหรือซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน ในขณะที่ บริษัท ขนาดใหญ่ใช้วิธีนี้เป็นประจำบางครั้งธุรกิจขนาดเล็กอาจรวมตัวกันเป็นสหกรณ์หรือกลุ่มเพื่อรวมกำลังซื้อเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้อัตราที่ดีขึ้น ในสถานการณ์ทั้งสองนี้ไม่ใช่เรื่องผิดปกติสำหรับธุรกิจที่จะออกสิ่งที่เรียกว่า RFP หรือคำขอข้อเสนอไปยังผู้จัดหาที่มีศักยภาพจำนวนที่เลือก ผู้จัดหาที่ตอบสนองด้วยข้อเสนอสัญญาที่ให้ประโยชน์โดยรวมสูงสุดแก่ลูกค้ามักจะรักษาความปลอดภัยให้กับธุรกิจและหวังว่าจะสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวระหว่างสองสิ่งนี้
ข้อเสนอสัญญาทั่วไปจะมีข้อมูลสำคัญหลายประเภท ก่อนอื่นเอกสารจะให้ราคาตามความต้องการของลูกค้า ไม่ผิดปกติสำหรับการกำหนดราคาที่จะน้อยกว่าการกำหนดราคามาตรฐานที่เผยแพร่ให้กับลูกค้าที่ไม่มีกำลังซื้อในระดับเดียวกัน ซัพพลายเออร์และผู้ขายจำนวนมากรวมถึงสิ่งที่เรียกว่าการ กำหนดราคาระดับ ซึ่งเป็นเพียงตารางการกำหนดราคาที่ให้ลูกค้ามีการแบ่งราคาเพิ่มเติมหากการบริโภคผลิตภัณฑ์ของพวกเขาภายในระยะเวลาที่กำหนดเกินจำนวนที่แน่นอน
ข้อเสนอสัญญาที่เหมาะสมจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับช่วงของการสนับสนุนที่ซัพพลายเออร์จะจัดหาให้กับลูกค้า ซึ่งอาจรวมถึงรายการต่าง ๆ เช่นขั้นตอนการประมวลผลคำสั่งการรับประกันการส่งมอบสินค้าหรือบริการภายในกรอบเวลาที่กำหนดและขั้นตอนการส่งคืนการประมวลผล นอกเหนือจากการกำหนดราคาแล้วการกำหนดขอบเขตการให้บริการมักทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมากไม่ว่าจะเป็นความพยายามที่จะทำให้ธุรกิจประสบความสำเร็จหรือไม่ก็ตาม
ระยะเวลาสำหรับข้อเสนอสัญญาก็มีความสำคัญเช่นกัน การระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่เฉพาะเจาะจงช่วยให้ลูกค้าเข้าใจได้ว่าจะมีผลบังคับใช้นานแค่ไหน การรวมสถานการณ์ที่อาจทำให้แต่ละฝ่ายโมฆะสัญญายังช่วยปกป้องสิทธิ์และความรับผิดชอบของทั้งผู้ขายและผู้จัดหา รูปแบบข้อเสนอสัญญาหลายฉบับยังมีข้อกำหนดที่ทำให้สามารถขยายสัญญาโดยอัตโนมัติได้หากทั้งสองฝ่ายมีความรับผิดชอบต่อตัวเลือกนี้
ไม่มีวิธีที่ถูกต้องในการจัดทำข้อเสนอสัญญา รูปแบบสุดท้ายขึ้นอยู่กับการพิจารณาว่ามีแนวโน้มที่จะดึงดูดลูกค้าและสร้างรายได้ทางธุรกิจเป็นจำนวนมาก ในขณะที่ใช้ RFP เป็นแผนที่ถนนในการจัดทำข้อเสนอมักเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสถานการณ์ที่ไม่มีแนวทางการเสนอให้จำเป็นสำหรับซัพพลายเออร์ในการตรวจสอบลักษณะและความต้องการของลูกค้าอย่างละเอียด ตามหลักการแล้วการวิจัยจะช่วยให้ซัพพลายเออร์จัดทำและส่งข้อเสนอสัญญาที่สะท้อนกับลูกค้าและทำให้สามารถสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน
