ศูนย์ประชุมเป็นอาคารหรือกลุ่มอาคารที่ออกแบบมาเพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการประชุมการชุมนุมหรือการสัมมนา ศูนย์การประชุมอาจปรับให้เหมาะกับเหตุการณ์เฉพาะเช่นการปรากฏตัวของลำโพงหรือนักดนตรีที่มีชื่อเสียง ในบางกรณีการประชุมหรือเหตุการณ์อื่น ๆ เกิดขึ้นในศูนย์หรืออาคารที่ไม่ได้ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการประชุม แต่มีขนาดใหญ่พอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมประชุม
การประชุมทางธุรกิจและการสัมมนาอาจเกิดขึ้นที่ศูนย์การประชุมที่ตั้งอยู่ในทำเลที่สะดวกต่อผู้เข้าร่วมประชุม นี่อาจเป็นระยะทางไกลจากบ้านเกิดของผู้เข้าร่วมประชุม แต่ผู้วางแผนกิจกรรมต้องการหาสถานที่ที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางน้อยที่สุดสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน หากการประชุมมีขึ้นในสองสามวันหรือมีการสัมมนาหลายครั้งอาจมีการจัดศูนย์การประชุมกับที่พักเพื่อให้คนที่เข้าร่วมไม่ต้องพิจารณาค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพิ่มเติม บางครั้งผู้ที่เข้าร่วมการประชุมจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมซึ่งรวมถึงค่าที่พัก
อาจเลือกศูนย์การประชุมเนื่องจากเป็นที่ตั้งของสถานที่ท่องเที่ยวอื่น ๆ ในสหรัฐอเมริกามีศูนย์การประชุมหลายแห่งในพื้นที่ท่องเที่ยวยอดนิยมรวมถึงอนาไฮม์ซานฟรานซิสโกนิวยอร์กและฟลอริดา นอกจากนี้ยังมีศูนย์การประชุมนอกประเทศมากมายที่ตั้งอยู่บนเกาะที่สวยงามในทะเลแคริบเบียนซึ่งดึงดูดผู้เข้าร่วมจำนวนมาก ข้อตกลงสำหรับกลุ่มนักธุรกิจนักวิทยาศาสตร์หรือคนอื่น ๆ อาจตั้งอยู่ในสถานที่ที่น่าสนใจเพื่อหลีกหนีจากงานและพักผ่อนสักสองสามวัน
ศูนย์การประชุมอาจเชื่อมต่อกับมหาวิทยาลัยโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมเป็นไปในเชิงวิชาการ โดยทั่วไปมหาวิทยาลัยจะอยู่ใกล้กับที่พักอาศัยหรืออาจจัดให้มีที่พักในวิทยาเขตสำหรับการประชุมข้ามคืน มหาวิทยาลัยมักจะใช้อาคารขนาดใหญ่ของพวกเขาสำหรับการประชุมเพราะพวกเขาทำกำไรเพียงเล็กน้อยด้วยการทำเช่นนั้น สิ่งนี้สามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายของโรงเรียนให้กับนักเรียนได้ การประชุมที่มหาวิทยาลัยมักเปิดโอกาสให้นักศึกษาได้ทำงานวันหยุดสุดสัปดาห์หรือมีโอกาสเข้าร่วมการประชุมด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำกว่ามาก
เนื่องจากอนุสัญญาหรือการชุมนุมอาจอยู่ได้ทั้งวันหรือนานกว่านั้นบางคนจัดหาอาหารและจำเป็นต้องเข้าถึงห้องครัว ศูนย์การประชุมอาจจัดให้มีห้องครัวหรือตู้เย็นอย่างน้อยสำหรับผู้ให้บริการอาหารเพื่อให้สามารถเตรียมหรือเสิร์ฟอาหารได้ ศูนย์อื่น ๆ ไม่มีสิ่งอำนวยความสะดวกดังกล่าวดังนั้นหากมีใครจองศูนย์การประชุมคุณควรสอบถามเกี่ยวกับอุปกรณ์ทำอาหาร
ศูนย์การประชุมที่ใหม่กว่าอาจให้บริการอินเทอร์เน็ตไร้สายทั้งสำหรับการสัมมนาหรือสำหรับผู้ที่อยู่ไกลบ้านเพื่อติดต่อกับคนที่คุณรัก หากแนบศูนย์การประชุมกับโรงแรมอาจมีบริการอินเทอร์เน็ตในโรงแรมด้วย การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทางโทรศัพท์อาจมีราคาแพงขึ้นอยู่กับนโยบายของโรงแรม ศูนย์การประชุมอาจเสนออุปกรณ์ที่หลากหลายสำหรับการประชุมทางธุรกิจหลายประเภท โปรเจ็คเตอร์เหนือศรีษะเครื่องสไลด์โปรเจ็คเตอร์มาตรฐานโต๊ะสไตล์ "ห้องประชุมใหญ่" และการเข้าถึงอุปกรณ์ระบบเสียงทั้งหมดอาจถูกเช่าสำหรับการประชุมหรืออาจเสนอให้เป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจมาตรฐานเมื่อจองศูนย์การประชุม
