ใบสั่งซื้อขององค์กร (PO) เป็นเอกสารที่ บริษัท ส่งให้ผู้จำหน่ายสินค้าหรือบริการ มันระบุสิ่งที่กำลังซื้อและราคาเท่าไหร่ หลังจากผู้ขายได้รับและยอมรับใบสั่งซื้อจะทำหน้าที่เป็นสัญญาระหว่าง บริษัท และผู้ขาย คำสั่งซื้อของ บริษัท ทำให้ชัดเจนระหว่างทั้งสองสิ่งที่คาดหวังและราคาเท่าไหร่
คำสั่งซื้อเป็นมากกว่าแค่วิธีการสั่งซื้อ ในองค์กรส่วนใหญ่ใบสั่งซื้อเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการบัญชี การออกใบสั่งซื้อมักจะทำโดยฝ่ายบัญชีและจะสร้างบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ นอกจากนี้ยังสร้างอุปกรณ์ติดตามสำหรับคำสั่งซื้อที่โดดเด่น ใน บริษัท ที่ทำการซื้อหลายร้อยหรือหลายพันรายการต่อเดือนสิ่งนี้จะกลายเป็นกลไกการติดตามที่ขาดไม่ได้
จากมุมมองของผู้ขายใบสั่งซื้อขององค์กรจะให้ความชัดเจนและกลไกการบัญชี การรับใบสั่งซื้อขององค์กรไม่เพียง แต่จะทำให้ผู้ขายทำสัญญาเป็นลายลักษณ์อักษรกับผู้ซื้อเท่านั้น แต่ยังเป็นขั้นตอนแรกในการสร้างบัญชีลูกหนี้ คำสั่งซื้อเหล่านี้มีความสำคัญเมื่อพยายามรับเงินหรือสินเชื่อธุรกิจเนื่องจากผู้ขายเอกสารจำนวนเงินที่จะไหลเข้ามาใน บริษัท และเมื่อคาดว่าจะได้รับ
องค์ประกอบทั่วไปของใบสั่งซื้อของ บริษัท ประกอบด้วยวันที่ หมายเลข PO ชื่อที่อยู่และข้อมูลโทรศัพท์ของทั้งสองฝ่าย และคำอธิบายของสินค้าและบริการที่มีการกำหนดราคาและผลรวม สำหรับทั้งผู้ซื้อและผู้ขายหมายเลข PO กลายเป็นกลไกการติดตามหลักสำหรับการสั่งซื้อทั้งหมดระหว่างทั้งสอง
การเปลี่ยนแปลงของคำสั่งซื้อขององค์กรนั้นเป็นคำสั่งซื้อที่สร้างคำสั่งซื้อในช่วงระยะเวลาหนึ่ง วิธีนี้ช่วยให้สามารถรับส่วนลดปริมาณสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ไม่ต้องจัดส่งพร้อมกัน โดยทั่วไปแล้วใบสั่งซื้อประเภทนี้มีไว้สำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่จัดส่งเป็นระยะตลอดระยะเวลาหนึ่งปี ตัวอย่างเช่นอาจมีการออกใบสั่งซื้อสำหรับการจัดส่งวัสดุกระดาษรายเดือนหรือการบำรุงรักษาเครื่องปรับอากาศทุกไตรมาส
สำหรับ บริษัท ขนาดเล็กการสร้างกระบวนการสั่งซื้ออาจดูเหมือน overkill แต่หลังจากดำเนินการอย่างเหมาะสมแล้วจะช่วยประหยัดเวลาและเงิน ช่วยให้ผู้ซื้อและผู้ขายทราบเลขที่ PO ที่ทำให้การติดตามคำสั่งซื้อเป็นเรื่องง่าย นอกจากนี้ยังสร้างเอกสารทางกฎหมายระหว่างทั้งสองฝ่ายที่รับประกันราคาที่เจรจากับผู้ซื้อและมอบเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายให้กับผู้ขายที่เป็นหนี้ตามกฎหมาย
